Se a empresa é de tecnologia, por que não automatiza checagem?

O convite para escrever no IDwall caiu como uma luva. Por que? Estamos passando por um momento importante dentro da Vindi: estamos no limite das integrações para automatizar tudo. E de fato, temos boa parte de todos os processos internos e externos automatizados.

Mas é sempre um grande desafio, mesmo para empresas de tecnologia, conseguir ter processos simples como: aquisição de cliente, assinatura de contratos e emissão de notas fiscais, de formas automáticas. Esse desafio é claramente visto em grandes corporações e sutilmente em startups. Nas grandes empresas, o movimento é mais lento quando o assunto é “integração”. É oneroso demais direcionar esforços de equipes internas para integrar ferramentas para automatizar processos.  Mesmo que isso seja um benefício de longo prazo para toda corporação, ainda assim é desafiador. Uma simples integração nesse tipo de empresa, vira um grande projeto interno. Já nas startups, o empreendedor é tão hands on e com uma preocupação latente de colocar o negócio de pé, que ele se preocupa 100% em desenvolver o produto para o mercado e vender. E esquece do Internal tools.

O que esses dois tipos de empresas se esquecem (e não olham) é que: para escalar o negócio e reduzir custos, vão precisar de ferramentas que automatizam tarefas manuais.

Automação de checagem e prevenção a risco

Para uma fintech com uma velocidade como a que temos na Vindi, ter uma dezena de processos manuais, é perder dinheiro e mais: falhar na análise de decisões importantes. É aí que enfrentamos de frente o desafio que é fazer a checagem manual da entrada de clientes. Ter cerca de 200 novos clientes B2B por mês, nos pressiona a sempre pensar nas ferramentas que as equipes comerciais, operacionais e financeiras usam. É super importante (e decisivo) ter o domínio de cada processo para saber quais ferramentas a gente consegue trazer para dentro, e através de integração, para que todos colaboradores tenham liberdade e tempo para continuarmos crescendo. Parte disso, está nessa automação de checagens e na inteligência com que os dados são exibidos.

Compartilhando um pouco mais do fluxo operacional que temos na entrada do cliente até o faturamento, ilustro como conseguimos ter um processo todo estruturado (e validado) pelo nosso modelo de vendas. E isso sempre esbarra por aqui, em conhecer nossos clientes. Na entrada dele.
idwallConsultas práticas sobre tomada de decisão. (Foto Ilustração Idwall)

Por incrível que pareça, ainda existem bancos, financeiras e fintechs com trabalho manual para mais da metade das tarefas. Isso vai desde aprovação de risco, KYC (know your customer) e até análise de crédito. Decidimos colocar o IDwall antes do cliente entrar, para validar e ter a certeza que estamos com uma boa safra de clientes e mais: garantir um gerenciamento de risco, já que somos uma empresa financeira. À partir disso, trabalhos manuais de checagens a dados públicos como: Receita Federal, Tribunais e Bacen foram unificados a uma única ferramenta, facilitando a análise para a área de risco, compliance e de credenciamento de novos clientes da nossa operação. É na prática, tempo e dinheiro economizados e a prevenção eficaz de problemas futuros.

Visitando uma grande quantidade de fintechs e até bancos, vejo que essa cultura de integração ainda está no início, mas já é um grande problema para a maioria deles. Principalmente quando o assunto são dados.

Trilha de integrações: primeiro passo para automatizar tudo!

Por onde entra o seu cliente e por onde ele sai? Importante saber onde começa o seu negócio e onde ele fica de pé.

Antes de pensar como todo processo de uma empresa de tecnologia é executado, vale testar muito e quebrar a cabeça de como esse negócio pode ser controlado com integrações via API’s. Se você não usa um SAP, ORACLE ou um “ERPezão”, o negócio é conectar ferramentas específicas para cada passo do negócio. Quebramos bastante a cabeça na Vindi para entender qual o fluxo ideal de integrações e quais ferramentas necessárias para cada momento da empresa. Para explicar ainda mais, ilustro abaixo o que conseguimos deixar automatizado (ou quase) de forma que permita que as equipes estejam mais livres para suas atribuições principais.

O fluxo ideal esperado para conseguirmos automatizar processos e diminuir trabalhos manuais.

Apesar da necessidade de testes diários, já substituímos diversas ferramentas entre si: CRM’s de marketing e de vendas, SaaS de nutrição de leads, ERP’ s financeiros e até de RH. Uma tarefa simples de verificar se o vendedor colocou os dados corretos num contrato, que era algo manual, pôde ser automatizado de forma que uma simples notificação seja gerada, para que o mesmo corrija o problema. Apesar de ainda não termos atingindo o estado de excelência, já conseguimos automatizar boa parte do trabalho que era manual, através de integrações via API’s de cada ferramenta e ainda estamos testando algumas antes de incluir nessa trilha:

  1. Lead (RdStation)TTT
  2. Oportunidade (Pipedrive)
  3. Cliente (Docusign)
  4. Compliance (IDwall)
  5. Faturamento (Vindi)
  6. Sucesso do Cliente (Chartmogul) – testando aqui.

O fluxo acima é apenas um ensaio de como estamos trabalhando para ir ponta a ponta da empresa, de forma inteligente.

Para tomar uma decisão comercial ou financeira, não temos um desafio de análise documental (não precisamos recorrer a documentos físicos ou planilhas complexas). Conseguimos com poucos cliques, uma avaliação de cada cliente ou prospect, usando apenas as integrações acima. Algumas delas, integradas entre si, replicam dados pertinentes a cada uma das ferramentas.

“Uma tarefa simples de verificar se o vendedor colocou os dados corretos num contrato, que seria algo manual, pode ser automatizado de forma que uma simples notificação seja gerada para que o mesmo corrija o problema.”

Não é uma receita de bolo, pois cada empresa tem sua particularidade e necessidade, mas hoje, olhando todo fluxo de entrada do cliente até a manutenção dele, o processo ficou simples para nós. Se você precisa checar manualmente tarefas, saiba que está perdendo tempo e dinheiro nisso. Já existem diversas formas de automatizar checagens.

Sem contar que ainda usamos outros SaaS para contração de funcionários (WallJobs), gestão de RH (estamos testando a Convenia) e serviços de comunicação de grande escala, como o Mailchimp por exemplo.

Nenhuma empresa vai conseguir sobreviver, se não for de tecnologia. E sendo uma, essencialmente assim, porque não automatizar tudo?

É tempo e dinheiro em jogo.

 

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