Uma empresa é composta por diferentes procedimentos, que vão desde os mais simples até os mais complexos, sendo eles interligados e responsáveis por garantir o funcionamento da instituição. Por isso, apresentamos um passo a passo de como mapear processos e otimizar tempo e recursos no seu empreendimento.
Em grandes organizações, por exemplo, os processos tendem a se complicar ao longo do tempo devido a alguns problemas, como a falha na execução das etapas, o emaranhamento das ordens e descarte de dados importantes.
O acontecimento desses erros pode causar prejuízos e aumentar os custos de uma operação. A fim de evitá-los, viu-se a necessidade de padronizar todos os processos e mapeá-los, o que resultaria em melhores resultados e otimização na produção.
O mapeamento envolve todas as áreas da empresa e permite entender cada passo do funcionamento do processo produtivo, desde seu início até a finalização. Com ele, é possível estabelecer um fluxo de atividade – mas, para que isso ocorra, é necessário fazer a padronização dos processos.
O resultado do mapeamento, geralmente, consiste na construção de fluxogramas que demonstrarão as etapas produtivas de cada funcionário e como elas se relacionam com o todo, possibilitando a identificação de problemas, eliminação de tarefas desnecessárias e redução de atrasos e custos.
Tendo em vista que a padronização e mapeamento de processos são as bases para uma gestão estratégica eficiente, listamos alguns passos para a implementação dessas etapas em sua empresa.
Antes de iniciar o primeiro passo, é importante ter em mente que o principal objetivo é mapear visualmente o fluxo de atividades, onde elas devem ser descritas detalhadamente e analisadas.
Todos devem participar
A primeira etapa de um mapeamento é envolver todos os funcionários operacionais, responsáveis por lidar com colaboradores, supervisores, clientes e fornecedores. É essencial que todos os profissionais estejam participem, pois são eles que fornecerão as informações necessárias sobre sua empresa.
Escolha da técnica de mapeamento
Cada instituição tem suas especificidades e não existe uma única técnica de mapeamento. Você deve escolher aquela que melhor se adapta ao seu padrão e atenda suas necessidades. Alguns exemplo são: realização de entrevistas, questionários e reuniões, observações de campo, análise de documentos e relatórios e coleta de evidências.
Estruturação do mapeamento
Feito a escolha da técnica, faz-se necessário estruturá-la e elaborar perguntas que devem ser respondidas ao longo do processo. Para isso, deve-se pontuar:
Etapas
Qual o ponto de início do meu processo?
Quantas etapas ocorrem até a finalização?
Quantos funcionários estão envolvidos?
Quais são as metas estabelecidas?
Quais os problemas enfrentados?
Quais são os riscos?
Justificativa
Qual a relevância desse processo?
Qual a sua funcionalidade?
Localidade
Em que local esse processo é planejado e realizado?
Tempo de execução
Quanto tempo de execução desse processo?
Há tempo perdido?
Há como otimizá-lo?
Responsabilidades
Quem são os clientes e fornecedores?
Quais os funcionários responsáveis?
Métodos utilizados
Quais são o métodos utilizados?
Como eles são executados?
Esses são os principais passos a se seguir para a realização de um mapeamento de processos em sua empresa. À princípio, ele parece ser não muito complicado – entretanto, muitas instituições acabam não tendo sucesso ao implementá-lo. Isso ocorre devido ao grande número de informações, detalhes e especificidades, além dos erros que podem ser oriundos da execução dos próprios funcionários.
Identificar como mapear processos também não é uma tarefa fácil e está dentro das principais dificuldades enfrentadas pelas organizações. Um mapeamento específico que pode ajudar sua organização a atingir eficiência operacional é de processos de compliance, por exemplo. Saiba como sua empresa pode fazê-lo aqui!
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