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Como organizar seus processos de compliance para conquistar mais produtividade e eficácia

by Mariana González
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Acompanhar os processos internos da empresa, verificar os clientes e parceiros, atualizar a equipe sobre novas regulamentações, analisar métricas, produzir relatórios — as rotinas do setor de compliance de um negócio tornam-se cada vez mais complexas conforme cresce a importância dada aos procedimentos de conformidade.

Mas quais são exatamente essas demandas cotidianas? E qual é o tempo que costuma ser dedicado a cada uma delas? Ao entender essa realidade, é possível reavaliar os processos de compliance da sua própria empresa, identificando assim pontos de melhoria, gargalos, oportunidades de aprimoramento ou crescimento etc.

Além disso, a compreensão sobre a rotina da equipe de conformidade auxilia na formação desse time interno para a sua organização, ou até mesmo na identificação de demandas que podem ser terceirizadas.

Pensando nisso, preparamos este artigo sobre as demandas de rotina do departamento de compliance, como as empresas costumam organizá-las, o tempo dedicado a cada uma delas e as oportunidades de aprimoramento e automação. As informações abaixo são embasadas pelo relatório Cost of Compliance 2018, da Thomson Reuters. Acompanhe!

O tempo dedicado a cada atividade em uma semana típica

A equipe de compliance precisa estar sempre preparada para lidar com emergências. De qualquer forma, mesmo em situações urgentes, as demandas cotidianas permanecem e precisam seguir os passos predeterminados.

Considerando uma semana típica nas organizações analisadas pela pesquisa da Thomson Reuters, o tempo em uma semana de uma equipe de compliance é dividido desta forma:

  • 15% do tempo dedicado a mapear e analisar desenvolvimentos regulatórios;
  • 14% do tempo trabalhando com funções de controladoria;
  • 4% do tempo para reportar aos líderes da empresa;
  • 4% do tempo corrigindo políticas e procedimentos;
  • 63% do tempo voltado para outras demandas pontuais de compliance, incluindo:
  • atividades relacionadas à Prevenção à Lavagem de Dinheiro (AML) e/ou à proteção de dados;
  • análise de cases de peers da indústria;
  • avaliação da cibersegurança;
  • avaliação das soluções regulatórias;
  • agrupamento de informações de gestão e reporte aos líderes;
  • monitoramento de compliance;
  • treinamentos em compliance;
  • condução de investigações internas;
  • condução de revisões de negócios anteriores;
  • liderança na implementação de mudanças culturais e organizacionais;
  • decisões e discussões acerca de mudanças regulatórias emergentes;
  • manutenção e renovação de licenças e registros para atividades de negócios e indivíduos regulamentados;
  • gestão de procedimentos de responsabilização;
  • acompanhamento de procedimentos de risco que podem impactar os clientes;
  • gestão de projetos para a implementação de projetos regulatórios;
  • recrutamento e retenção de profissionais de compliance competentes;
  • inspeções e exames da regulamentação.

Sendo assim, fica claro que o tempo de uma equipe de compliance precisa ser balanceado entre demandas rotineiras, procedimentos para o desenvolvimento da área e da empresa como um todo, verificações de processos e obediência às regulamentações do mercado.

Além disso, é claro, o trabalho do time de conformidade acontece muito próximo ao dos demais setores da organização. Nesse sentido, é importante destacar que, mesmo que haja uma equipe de especialistas em compliance, é fundamental que essa preocupação seja compartilhada entre todos da empresa e que efetivamente faça parte da cultura organizacional — não é à toa que essa é justamente uma das tarefas da conformidade.

A partir da análise dos dados coletados, a conclusão do relatório é que é preciso encontrar um equilíbrio dentro das rotinas da equipe. Assim, evita-se que as demandas pontuais do setor fiquem no caminho das atividades que são o core das tarefas de compliance, como mapear e analisar desenvolvimentos regulatórios, reportar aos líderes, corrigir políticas e procedimentos e atuar junto às demais funções de controladoria.

O mapeamento e a análise de desenvolvimentos regulatórios

Uma das responsabilidades-chave da equipe de compliance é, definitivamente, acompanhar todos os dias o desenvolvimento do cenário regulatório, especialmente no que tange ao setor de atuação da sua empresa.

Além de manter-se atualizado às mudanças, discussões e projetos nesse sentido, é preciso também analisá-los para identificar possíveis consequências, problemas que podem surgir, efeitos para a empresa e medidas de adaptação e obediência às novas regras.

E como essas tarefas são incluídas ao longo de uma semana de um time de conformidade? Para os negócios analisados pela Thomson Reuters, isso acontece da seguinte maneira:

  • 11% das empresas analisadas dedicam menos de 1 hora por semana a isso;
  • 33% dedicam entre 1 e 3 horas;
  • 27% precisam de entre 4 e 7 horas para tais demandas;
  • 23%, entre 8 e 10 horas;
  • 6% gastam mais do que 10 horas nessas atividades.

Quando comparado aos dados colhidos pela Thomson Reuters em anos anteriores, percebe-se que o total de horas dedicados ao acompanhamento e à análise do cenário regulatório manteve-se estável, não apresentando crescimentos significativos ainda que a quantidade das regulamentações tenha aumentado — assim como sua significância e evolução.

Esse desenvolvimento acelerado faz com que as equipes de compliance também precisem ser cada vez mais completas e especializadas, o que resulta em mais produtividade e eficácia — fazendo com que demandas mais complexas não resultem em mais tempo gasto. Outro fator influenciador pode ser a implementações de processos automatizados.

Afinal, fica claro que o padrão para as equipes de compliance é dedicar de 1 a 10 horas para acompanhar as regulamentações. Empresas que estão muito abaixo desse período de tempo (11%) ou muito acima (6%) são minoria.

E quando é necessário implementar mudanças nos atuais procedimentos e políticas da empresa, quanto tempo isso toma? Dentro dos negócios analisados, temos que:

  • 21% das empresas dedicam menos de 1 hora por semana a corrigir políticas e procedimentos para mantê-los dentro das últimas regras regulatórias;
  • 38% dedicam entre 1 e 3 horas semanais para isso;
  • 21%, entre 4 e 7 horas;
  • 16%, entre 8 e 10 horas;
  • 4%, mais do que 10 horas por semana.

Elaboração e correção de relatórios para a gestão

Outra demanda significativa diz respeito à elaboração — e posterior correção — de relatórios para os líderes da empresa. Afinal, a equipe de compliance deve prestar contas e apresentar dados e informações que deem embasamento a seu trabalho, análises, dicas estratégicas e verificações de risco.

Nesse sentido, a quantidade de horas dedicadas semanalmente a essas atividades é de:

  • menos de 1 hora em 24% das empresas pesquisadas;
  • entre 1 e 3 horas em 36% delas;
  • entre 4 e 7 horas em 24%;
  • entre 8 e 10 em 14%;
  • mais de 10 horas em 2%.

Considerando que quase um quarto das organizações participantes investem menos de uma hora por semana em tal demanda, que é um dos cores da equipe, vê-se que essa atividade beneficia-se significativamente da automação e da evolução do compliance.

E, conforme a gestão de conformidade cresce e torna-se mais e mais importante para a saúde e o desenvolvimento dos negócios, os relatórios também passam a ser cada vez mais relevantes. São eles que fornecem argumentos para as ações da empresa, para o caso de alguma irregularidade ou ponto de risco ser detectado, e que demonstram que os processos da organização e da própria equipe de compliance são acompanhados de perto.

Trabalho ao lado da equipe jurídica, de auditoria interna e de análise de risco

Diversas tarefas do setor de compliance envolvem trabalhar diretamente ao lado de outros departamentos da empresa, especialmente o setor jurídico e os profissionais de auditoria interna e de análise de risco. Em 2018, o tempo dedicado a essas demandas foi de:

  • menos de 1 hora em 11% das empresas;
  • 1 a 3 horas em 35% das empresas;
  • 4 a 7 horas em 19% das empresas;
  • 8 a 10 em 31% das empresas;
  • mais de 10 horas em 3% das empresas.

Há um claro alinhamento entre a quantidade de horas semanais dedicadas ao trabalho alinhado com outros times e investidas em funções de controladoria. Segundo o relatório da Thomson Reuters, isso pode ser uma questão preocupante.

Então, reavalie a integração do seu time de compliance com as demais equipes e mantenha em mente que a proximidade entre os setores e a cooperação trazem benefícios significativos para o compliance e para a cultura corporativa como um todo.

Além disso, o alinhamento e a cooperação intersetorial garante um melhor aproveitamento da expertise e das habilidades dos seus colaboradores. O resultado é um mapeamento mais assertivo dos riscos e obstáculos ao compliance da organização e, ainda, de um maior engajamento em relação ao reporte de possíveis ameaças e problemas identificados.

Gestão de riscos regulatórios

O relatório classifica as expectativas para o crescente foco na gestão de riscos regulatórios como sendo “implacáveis”. Afinal, 74% das empresas consultadas esperam que essa demanda aumente em relação a 2018, enquanto 28% acreditam que os aumentos serão significativos.

Isso acontece não apenas por causa do aumento constante do fortalecimento das regras de compliance, mas também porque erros e problemas nesse sentido representam prejuízos cada vez maiores à reputação, à imagem e ao sucesso dos negócios.

Há outros pontos nos quais as empresas analisadas esperam dedicar mais tempo da equipe de compliance no futuro próximo. Entre eles, destacamos:

  • aprimoramento das medidas de vigilância;
  • preparações para a GDPR (no Brasil, podemos considerar também as adaptações para a LGPD);
  • avaliação das regulamentações de privacidade e proteção de dados;
  • condução da gestão de risco;
  • treinamentos e programas de conscientização;
  • medidas para facilitar a compreensão e divulgar conhecimentos sobre as leis;
  • implementação de uma cultura de compliance mais forte;
  • participação crescente no desenvolvimento de produtos;
  • auxílio aos times de negócios na identificação de riscos e no desenvolvimento de controles eficazes;
  • análise de mudanças regulatórias e seus impactos nos negócios.

As novas regulamentações, como a GDPR e a LGPD, surgem para adequar as leis às exigências cada vez maiores em relação ao compliance, especialmente em termos de privacidade, uso e segurança de dados.

Mas, como mostramos através das informações colhidas pela Thomson Reuters, é possível balancear o aumento das demandas com a implementação de programas eficazes e constantemente aprimorados de conformidade, com o investimento na conscientização e no treinamento dos colaboradores.

Outro ponto fundamental para a melhoria das rotinas de compliance é a automação e as parcerias com empresas especializadas para trabalharem ao seu lado em determinadas semanas. Um dos processos que pode ser automatizado, por exemplo, é a validação de identidade no cadastro de novos clientes, fornecedores ou parceiros.

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