Diante das agilidades e melhorias proporcionadas pela tecnologia, o excesso de burocracia nas organizações representa lentidão e atraso inovativo. Isso torna-se ainda mais grave ao considerarmos também o fato de que processos burocráticos demorados são gargalos na experiência do cliente desde o momento em que ele faz o onboarding na sua empresa.
Visando ajudar as organizações a resolverem esses problemas, o Harvard Business Review publicou um teste para que você possa identificar a situação atual da sua empresa em relação a essa morosidade. A seguir, entenda melhor como a questão atrapalha o crescimento da empresa e a implementação de estratégias inovadoras.
Os prejuízos do excesso de burocracia nas organizações
O teste e o estudo que o embasa foram elaborados por Gary Hamel e Michele Zanini, fundadores do Management Lab, ONG dedicada a descobrir e divulgar processos e práticas inovadoras no mundo da gestão.
Eles descobriram que, só nos Estados Unidos, o excesso de burocracia leva a uma perda de $ 3 trilhões por ano. Entre todos os 32 países que fazem parte da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OECD), o buraco chega a quase $ 9 trilhões. O Brasil não faz parte da OECD, mas é um colaborador desde o início da década de 90.
O impacto do prejuízo resultante é ainda mais perceptível nas PMEs e nos novos negócios. As pequenas e médias empresas gastam R$ 2,5 mil por dia com processos burocráticos, segundo estudo encomendado pela multinacional Sage à consultoria Plum.
O valor representa não apenas a realização dos processos em si, mas também a perda de produtividade causada por eles. Afinal, essas organizações perdem 135 dias por ano com questões burocráticas. As atividades que mais tomam tempo dos gestores e colaboradores são as de contabilidade (21%), emissão de notas fiscais (15%) e recursos humanos (12%).
O resultado final é que 6,5% do tempo dos colaboradores de uma PME é gasto com tarefas burocráticas — no Canadá, por exemplo, o número cai para 1,7%.
Há um excesso de trâmites, de procedimentos, de camadas de gestão e, em alguns negócios, de gerentes e administradores — e isso é percebido pela população. Veja algumas descobertas da pesquisa Retratos da Sociedade Brasileira, realizada pela Confederação Nacional da Indústria (CNI) e pelo Ibope:
- 77% dos entrevistados veem o Brasil como um país burocrático ou muito burocrático;
- 74% concordam total ou parcialmente que o excesso de burocracia nas organizações desestimula os negócios, incentiva a corrupção e a informalidade e leva o governo a gastar mais do que o necessário;
- 77% dos entrevistados acreditam que esse é um dos maiores obstáculos ao crescimento da economia brasileira;
- 75% acham que o excesso de burocracia eleva os preços dos produtos e serviços.
Entretanto, tentar reverter essa perda econômica normalmente coloca as empresas diante de um paradoxo. Desmantelar essa morosidade traz vantagens, mas também gera novos obstáculos. Empresários e gestores não estabelecem processos burocráticos com o objetivo de serem burocráticos, mas por não enxergarem outra opção eficiente e segura de agir.
Assim, eles veem empresas inovadoras em relação a esses procedimentos — Hamel e Zanini citam Haier, Valve e Morning Star — como peculiares exceções, e não como exemplos a serem seguidos. Afinal, como os autores destacam, não é fácil fugir ao senso comum. Para fazer isso, é preciso ter coragem, um pouco de indignação justa e, ainda mais importante, dados.
A burocracia como obstáculo em diferentes pontos da empresa
É possível mensurar as vantagens de diminuir a burocracia na sua empresa, o que facilita a implementação de ideias inovadoras nesse sentido. O primeiro passo é identificar os custos que ela traz para a organização, que podem se enquadrar em uma de sete categorias:
1. Excesso: quantidade maior do que a necessária de gerentes, administradores e camadas de gestão;
2. Fricção: excesso de processos desnecessários atrasando a tomada de decisão;
3. Insularidade: muito tempo perdido em problemas internos;
4. Falta de empoderamento: excesso de restrições à autonomia do colaborador;
5. Aversão ao risco: muitos impedimentos para enfrentar riscos;
6. Inércia: muitos impedimentos a mudanças proativas;
7. Politicagem: excesso de energia dedicada ao ganho de poder e influência.
Nem todos esses custos podem ser facilmente medidos, o que reforça a importância de identificá-los e, então, diminuí-los. Hamel e Zanini chamam esse cálculo de BMI, do inglês “índice de massa burocrática”.
Quer descobrir o da sua empresa? Faça o teste publicado no Harvard Business Review, que identifica os níveis de burocracia em cada um dos sete campos e ainda apresenta maneiras de reduzi-los. Com ele, você vai entender melhor o alcance desses procedimentos na organização, o quanto de energia e de tempo é perdido por causa disso, os obstáculos à resiliência e à inovação e os processos que são mais incômodos do que vantajosos.
Para Hamel e Zanini, a questão da burocracia está passando por uma reformulação similar à do impacto ambiental. Há uma década, poucas empresas estudavam e divulgavam o quanto seu trabalho afetava o meio ambiente — hoje, muitas fazem isso impulsionadas pela pressão governamental, dos clientes e de ativistas ambientais.
O objetivo de reduzir a burocracia nas organizações só pode ser alcançado quando as perdas ocasionadas pelo excesso de processos burocráticos forem visíveis para todos os stakeholders, tanto internos quanto externos.
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