A automação de processos não é mais um diferencial, mas uma necessidade nas rotinas de empresas de quaisquer segmentos do mercado. Afinal, além de economizar e acelerar diversas demandas, a automação também garante mais eficácia e ajuda a reduzir erros, entre outras vantagens. Uma das maneiras de fazer a automação de processos é através da metodologia Business Process Management, também conhecida apenas como BPM.
O Business Process Management — Gerenciamento de Processos de Negócios, na tradução em português — visa sistematizar e facilitar processos organizacionais individuais complexos, possibilitando que pontos de melhoria sejam mais rapidamente percebidos e que o gerenciamento dos processos leve a um aprimoramento na tomada de decisões e na visão do negócio como um todo.
A seguir, entenda melhor o que é BPM, quais são as suas vantagens e como ele pode ser aplicado para a automação de processos de tecnologia.
O que é BPM?
O Business Process Management tem foco na agilidade operacional e pode ser aplicado a quaisquer projetos de uma organização, aprimorando a interconexão entre pessoas, dados, sistemas e outros ativos utilizados na criação e entrega de produtos e serviços.
Otimizando o aperfeiçoamento, a gestão e o controle dos processos que movem o seu negócio, o BPM contribui diretamente para o crescimento da eficiência do desempenho da empresa como um todo.
Quais são as vantagens do Gerenciamento de Processos de Negócios?
A automação de processos por si só traz uma série de benefícios, mas fazer isso através do BPM mostra-se ainda mais vantajoso para o seu negócio. Confira agora as principais razões para escolher o Gerenciamento de Processos de Negócios.
Automação por completo
Muitas empresas não automatizam totalmente os seus processos, continuando a fazer manualmente demandas que poderiam ser automatizadas — o que faz com que o negócio não economize todo o tempo possível e não otimize os resultados ao máximo.
O BPM, então, é o próximo passo natural para as organizações que desejam amadurecer a sua automação de processos. Com ele, é possível definir, executar, mensurar, analisar, avaliar, otimizar e monitorar cada um dos processos da empresa.
Aprimoramento contínuo dos processos
Automatizar os processos da sua empresa não é uma demanda única que se encerra assim que todos os processos atuais são automatizados. É preciso acompanhá-los de forma contínua para que melhorias sejam implementadas sempre que novas possibilidades sejam identificadas e, também, para acompanhar as mais recentes ferramentas e tecnologias disponibilizadas no mercado.
A metodologia tradicional, em que o gerenciamento é hierárquico e tem foco funcional, não é voltada para o crescimento regular da eficiência, da assertividade e da aptidão para mudanças em relação aos processos organizacionais. O BPM, por sua vez, busca trazer melhorias para a gestão e o controle de métodos, técnicas e ferramentas.
Transparência e flexibilidade
O BPM permite que cada processo seja acompanhado de forma transparente, para que os gestores consigam visualizar claramente todas as etapas. Isso é importante não apenas para a gestão e para os colaboradores, mas também para os clientes, caso seja necessário apresentar determinado processo.
Mas a segurança e a privacidade dos dados não são afetados. Para facilitar o compartilhamento de informações com aqueles que devem recebê-las, o BPM possibilita configurar diferentes níveis de permissão. Assim, determinado colaborador pode ter acesso parcial aos dados, por exemplo, enquanto outro não pode acessá-los e um terceiro pode modificá-los.
Mais produtividade
Esse acompanhamento contínuo dos processos, de seus pontos de melhoria e de seus resultados leva a um aumento na produtividade para os colaboradores da empresa. Afinal, a automação por meio do BPM permite que o tempo de cada profissional seja cada vez melhor aproveitado e que os produtos e serviços criados melhorem continuamente.
Enquanto isso, a integração da metodologia com outros sistemas e ferramentas pode ser feita de forma bastante flexível, facilitando o uso lado a lado com outras tecnologias utilizadas pelas equipes e com as quais seus colaboradores já estão familiarizados.
Foco nas pessoas
Diferentemente de outras metodologias de gestão de projetos, o Business Process Management foi desenvolvido com foco nas pessoas, o que aprimora e facilita a sua usabilidade por parte dos colaboradores.
Ele depende bastante de quais informações são inseridas no sistema e de como isso é feito, o que faz com que o trabalho humano seja tão importante quanto a tecnologia que permite a automação dos processos. As já citadas vantagens da transparência e do aprimoramento contínuo dos processos também têm resultados diretos no trabalho dos colaboradores, o que reforça essa questão.
Como aplicá-lo para automatizar processos de tecnologia?
Agora que já mostramos o que é o BPM e por que ele pode fazer a diferença na sua empresa, vamos ao passo a passo de como implementá-lo para automatizar processos.
1. Mapeie os processos
O primeiro passo é mapear cada um dos processos da empresa que serão automatizados. Verifique se há algum que precise continuar sendo feito manualmente, se há outros que vão mesclar automação e trabalho manual e quais serão totalmente automatizados. Como já apresentamos, priorize a automação completa, que traz mais benefícios e eficácia para o seu negócio.
2. Converse com as equipes
Antes de dar início à implementação da metodologia BPM, converse com as equipes para relacionar os pontos de melhoria e os gargalos já identificados nos processos de cada uma delas. Dessa forma, é possível começar a implementação de forma melhor organizada e alinhada às necessidades reais dos colaboradores e da empresa como um todo.
Aqui, apresente o Gerenciamento de Processos de Negócios para os líderes dos times para mostrar as vantagens que ele vai trazer, o funcionamento da ferramenta e os impactos esperados a curto, médio e longo prazo.
3. Planeje a automação e a implementação do BPM
Mapeados os processos e identificados os pontos de melhoria e os gargalos mais significativos, o próximo passo é estruturar o planejamento para a automação e para a implementação do Business Process Management.
Essa etapa é importante porque a implementação pode envolver etapas a serem cumpridas pelos colaboradores. Além disso, pode ser necessário adquirir novos sistemas ou gerar demandas de desenvolvimento e de integração, por exemplo. Sem um planejamento bem estruturado, a implementação em si sofrerá caso a empresa não esteja pronta para o BPM.
4. Faça o acompanhamento regular
O acompanhamento regular dos processos automatizados e de seus resultados é uma das maiores vantagens e um dos principais diferenciais do Business Process Management — portanto, não deixe esse último passo de lado.
Além de gerar gráficos que permitem o acompanhamento em tempo real das atividades relacionadas a cada processo, a automação feita sob a metodologia BPM também pode emitir alertas em casos excepcionais ou de mau funcionamento, por exemplo. Para que todos os colaboradores envolvidos possam participar do acompanhamento, é interessante permitir o compartilhamento de dados e da documentação de forma rápida e dinâmica.
Como mostramos, a automação de processos na sua empresa deve ser feita de forma bem estruturada e com acompanhamento regular para que todos os benefícios das tecnologias implementadas possam ser percebidos conforme esperado. Sendo assim, a metodologia BPM — Business Process Management é uma ótima maneira de automatizar com mais eficácia, produtividade e agilidade.
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