As empresas têm buscado cada vez mais promover a sua seguridade, seja em relação aos processos internos, seja no cumprimento das leis. Para isso, saber o que é compliance é essencial e muitas instituições vêm adotando os procedimentos, que visam a observância de normas e regulamentações e também permitem o conhecimento e a interrelação de todos os setores da organização.
É de extrema importância que as empresas estejam cientes e cumpram todas as leis e regulamentações do seu setor. As instituições financeiras, por exemplo, são mais vulneráveis à lavagem de dinheiro e fraudes. Sendo assim, são necessárias medidas que inibem a ocorrência desse tipo de crime.
Os procedimentos de compliance promovem o devido respeito das normas e, dessa forma, permitem que tais problemas não aconteçam. Neste post, vamos abordar o que é compliance, do que se trata esse processo e suas principais características. Para saber mais, continue a leitura.
Leitura recomendada: Por que o Product Owner precisa se atentar ao compliance?
O que é compliance?
Para entender melhor o que é compliance, vale conhecer a origem do termo, que deriva do verbo “to comply” (“cumprir”, “obedecer”). Portanto, compliance descreve o cumprimento ou a obediência de normas e leis.
Cada setor possui suas próprias regulamentações, que também podem variar de acordo com o país de origem ou local no qual se encontra a instituição. Por exemplo, as leis do Brasil podem ser diferentes daquelas aplicadas dos Estados Unidos, assim como as leis do setor financeiro diferem das do industrial.
Dessa maneira, cada empresa deve estar ciente de qual estatuto a rege e promover a implementação dos processos de acordo com suas características. Também não se pode esquecer de que cada departamento dentro da corporação tem suas próprias regras, como RH, financeiro, contábil, trabalhista etc.
Além disso, deve-se considerar a estrutura da organização, o quadro de funcionários e os objetivos do negócio. Afinal, a depender do tamanho, a companhia pode se enquadrar em diferentes tipos de legislações. Um exemplo simples é sobre a existência de refeitórios nas empresas. Nos estabelecimentos em que trabalhem mais de 300 pessoas, é obrigatório o refeitório, não sendo permitido aos trabalhadores tomarem suas refeições em outro local. Em negócios menores, é preciso ter um ambiente adequado para as refeições, mas não se exige um refeitório especificamente.
Leia também: Como organizar seus processos de compliance para conquistar mais produtividade e eficácia
A implementação da área de compliance nas empresas
A área de compliance ainda é um pouco desconhecida e pode até parecer complexa para as organizações, mas sabendo o que é compliance, a sua implementação é possível e palpável.
Além de auxiliar os negócios em questões de fraudes, abusos e discriminação de prática, ela garante que todos os departamentos estejam alinhados e operando conforme as normas. No setor financeiro, saber o que é compliance e implementar a área se trata de um grande aliado para o cumprimento das estratégias de Know Your Customer (KYC), que visam mitigar e prevenir os riscos e crimes financeiros.
Em 2020, por exemplo, as multas pagas por instituições financeiras no mundo por caausa da não-conformidade com as normas de Know Your Customer (KYC) e Prevenção à Lavagem de Dinheiro (PLD) atingiram a marca de US$ 5,6 bilhões.
Atuação da equipe de compliance
Na prática, o compliance é formado por uma equipe de profissionais qualificados, que trabalham em diferentes frentes, como:
- Análise e identificação dos riscos operacionais;
- Gerenciamento do controle interno, que se trata de um processo de extrema importância para a identificação de falhas;
- Desenvolvimento de projetos que visam a melhoria e adequação às normas;
- Análise e previsão de fraudes;
- Realização de auditorias periódicas e fiscalização da conformidade contábil, trabalhista, previdenciária, tributária e afins.
Porém, é importante destacar que o compliance é uma responsabilidade de cada colaborador da empresa. Somente com o envolvimento e colaboração de todos os funcionários na área, é possível ter medidas fortes e eficazes, minimizando os riscos e assegurando o crescimento do negócio.
Ah e não se engane com falsas promessas de eliminação completa dos riscos. Até porque, mesmo com a adoção de todas as boas práticas e ferramentas, os riscos nunca vão acabar. Eles podem ser mitigados, mas não extintos totalmente. Exatamente por isso, é fundamental a realização de verificações periódicas para acompanhamento dos riscos existentes e identificação de novos.
Quais são os tipos de compliance?
Por compliance ser aplicado em instituições e empresas de diferentes segmentos, os programas de conformidade foram ampliados ao longo dos anos, ganhando ramificações. Selecionamos algumas abaixo para explicar melhor o que é compliance e suas aplicações:
Compliance empresarial
Compliance empresarial é o dever de estar em conformidade com os atos e normas – tanto internas quanto externas – em que as empresas precisam necessariamente se adaptar. É uma das atuações mais amplas do acatamento das legislações.
Todas as empresas devem nortear suas ações de acordo com as regras estabelecidas, seja pelos organismos de controle ou pelas normas internas da empresa, envolvendo todos os colaboradores e incluindo a alta administração.
Além disso, o compliance empresarial ajuda a mostrar às empresas que os padrões seguidos estão de acordo com as normas de controle e em todas as áreas, como direito do trabalho, direito empresarial, direito tributário e fiscal.
Saiba mais: Compliance: entenda os custos de não estar em conformidade
Compliance trabalhista
O compliance trabalhista é um dos pontos altos dentro do assunto, já que é fundamental para definir os direitos, deveres e normas de gestores, colaboradores e alta administração. Todas as pessoas que trabalham dentro da empresa precisam saber do código de conduta para colocá-lo em prática no dia a dia.
Além disso, é de extrema importância que a companhia crie um canal de denúncia e comunicação acessível, em que o colaborador possa informar o descumprimento de alguma norma, sem que exista qualquer pressão por conta da alta administração
Aqui também há regras que funcionam como medidas efetivas para mitigar os riscos de uma conduta inadequada desde o estagiário até a alta administração.
Veja aqui: Glossário de compliance: 32 termos que você precisa conhecer
Compliance tributário
O compliance tributário está atrelado à importância aos padrões de honestidade e de integridade adotados nas normas internas. Neste caso, o conjunto de medidas está diretamente relacionado à prevenção de riscos na violação às leis tributárias.
O principal objetivo dentro desse tipo de compliance é mitigar os riscos de cometimento de ilegalidades relacionadas com a legislação tributária – em especial, a concessão de benefícios irregulares, isenções, subsídios e tratamentos diferenciados indevidos, por exemplo.
Quando o compliance tributário é, de fato, implementado, seus mecanismos ajudam na diminuição dos riscos de condutas desonestas, como suborno e abuso de poder para obtenção de benefícios.
Compliance fiscal
O compliance fiscal é fundamental em todas as empresas, já que, diante da complexidade imposta pela legislação, é preciso ficar atento ao calendário fiscal.
Considerando o elevado volume de questões envolvendo as informações de natureza fiscal, como vendas, compras, números patrimoniais, transações bancárias e folhas de pagamento, é necessário andar dentro das conformidades de cada pendência.
Por isso, o compliance fiscal é fundamental para organizar as disciplinas fiscais e cumprir toda a regulamentação, diretrizes e políticas estabelecidas pela lei. Há várias vantagens, como:
- Monitoramento das obrigações fiscais pendentes;
- Armazenamento da documentação fiscal;
- Preenchimento correto das notas fiscais de acordo com as novas instruções;
- Acompanhamento de prazos.
Além dos itens acima, a grande vantagem do compliance fiscal é a criação de um conjunto de ferramentas para auxiliar a organização e mitigar as más atitudes na área financeira da empresa – o que beneficia na reputação e imagem da mesma diante do mercado.
Leia também: Os 8 pilares de um programa de compliance
Como monitorar as práticas de compliance
Investir em o que é compliance vai além da implementação dos processos e estratégias dentro da operação da empresa. É fundamental também ter o acompanhamento de como andam as políticas, boas práticas, riscos e outros aspectos essenciais da gestão de compliance.
Para isso, é importante usar indicadores que ajudem a monitorar o bom andamento do compliance nas organizações. Confira as principais formas de fazer esse dimensionamento na prática:
- Taxa de adesão dos colaboradores aos treinamentos obrigatórios
- Verificação dos casos informados no canal de denúncias
- Realização de testes e auditorias
- Número de não conformidades registradas
- Uso de ferramentas personalizadas para promover o compliance
Para entender mais sobre os indicadores de compliance, recomendamos este artigo: Indicadores de compliance: 5 questões que você precisa saber.
Compliance de acordo com segmento de mercado
Como vimos até aqui, cada setor de mercado tem suas regras e legislações. Por isso, promover o compliance em cada segmento vai depender dessas normas para, assim, criar as práticas e políticas de conformidade necessárias.
Por exemplo: nos bancos e instituições financeiras, as regulamentações de KYC, PLD, Pessoas Politicamente Expostas (PEP), combate ao financiamento do terrorismo e outras são fundamentais a serem cumpridas, seja no onboarding ou na avaliação de risco.
Neste artigo, explicamos como fazer a análise de Pessoas Politicamente Expostas com a idwall.
Além do mercado financeiro, demais segmentos também precisam obedecer suas leis, como:
Seguros:
Obrigações legais: validação de identidade é necessário?
Circular SUSEP 445: o que é e qual seu papel no combate à lavagem de dinheiro?
Telemedicina:
Tendências e desafios de compliance
Transportes:
Principais normas aplicadas às locadoras de veículos, apps de transporte e às transportadoras
Apostas esportivas
Regulamentação no Brasil: saiba tudo sobre o assunto
ESG em alta e a valorização do compliance
As pesquisas pelo termo ESG (Environmental, Social e Governance) cresceram 10 vezes nos últimos dois anos, segundo informações do Google Trends. Com os aspectos ambientais, sociais e de governança em alta, muitas empresas passaram a se preocupar com o assunto, já que estes temas se tornaram importantes perante o mercado e os consumidores.
Inclusive, 87% das empresas listadas na Bolsa revelaram ter aumentado o seu envolvimento com ESG, de acordo com estudo da Deloitte. Diante deste cenário, o que é compliance também virou uma questão de ordem. Uma vez que o compliance se relaciona com oss procedimentos, políticas e regras de governança para manter uma abordagem ética dentro da organização.
Se quiser ler sobre a perspectiva de ESG e compliance de forma mais detalhada, recomendamos esses dois artigos:
G de ESG: qual a importância da gestão de compliance e riscos?
Governança corporativa e compliance: qual é a relação
Vantagens de implementar o compliance na empresa
Dentre as vantagens de investir no compliance dentro da empresa, há a garantia de que todas as regulamentações serão cumpridas e estarão sempre atualizadas. Aliás, cumprir as leis é essencial para o crescimento e sobrevivência das empresas.
Além de garantir a legalidade do negócio, estar em conformidade permite um alto conhecimento dos controles internos, característica essencial para a identificação de erros e suas correções e, consequentemente, para o aumento da produtividade.
Enquanto isso, não estar em compliance pode gerar altos custos para as organizações, podendo acarretar em sanções, multas e até mesmo falência. Podem haver, ainda, prejuízos e danos à imagem da empresa e a sua reputação no mercado.
Veja só mais benefícios de adotar políticas e procedimentos de compliance:
- Melhora no gerenciamento de riscos, detectando e monitorando os riscos atuais, novos e futuros;
- Mitigação de perdas e custos;
- Maior retenção e fidelização de clientes;
- Garantia de maior transparência;
- Promoção de relações de confiança entre colaboradores, clientes, parceiros e demais stakeholders;
- Aumento da capacidade de análise e verificação de dados;
- Prevenção de fraudes internas e externas dentro das operações da organização, seja envolvendo funcionários, clientes, parceiros e até mesmo a alta direção.
E saiba que é possível potencializar ainda mais os impactos positivos de um gerenciamento de compliance completo e efetivo com a digitalização dessa gestão. Usando as tecnologias e ferramentadas adequadas, as empresas conseguem automatizar boa parte de análises e processos, com identicações automáticas de riscos e fraudes, por exemplo.
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A idwall conta com uma plataforma completa para fortalecer seus processos de KYC e gerenciamento de riscos, ajudando a manter a conformidade com as normas regulatórias e a prevenir fraudes.
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Na idwall, analisamos mais de 4 milhões de pessoas por mês para os nossos clientes e detectamos mais de 2 milhões de riscos, sendo que mais de 120 mil são suspeitas de fraudes.
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