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Entenda o que é OCR

O que é OCR: como funciona uma leitura automatizada de documentos?

by Mariana González

O OCR, ou Optical Character Recognition (“reconhecimento óptico de caracteres”), é cada vez mais utilizado por empresas que precisam armazenar e verificar os dados referentes aos documentos de seus clientes. 

Por isso, esse processo já faz parte da rotina dos negócios nas mais diversas frentes. Isso inclui os processos de cadastro de usuários, sejam colaboradores, clientes ou fornecedores, por meio de uma foto do seu documento de identidade ou cartão de crédito, por exemplo.

Além do mais, o OCR também pode ser empregado na gestão financeira, administrativa e até contábil, identificando as informações presentes em documentos, boletos, notas fiscais, comprovantes de pagamento, balancetes, entre outros. Inclusive, uma prática muito comum é para o registro de apostas de loterias.

Então, tais funções do OCR dependem da configuração da tecnologia e da definição de sua finalidade. Assim, o reconhecimento óptico de caracteres pode ajudar e muito a sua organização na automação de processos que antes eram realizados de maneira manual, demorada, burocrática e com erros.

Vale ressaltar que este mercado está em grande expansão. Segundo pesquisa da Grand View, o setor de reconhecimento óptico de caracteres deve alcançar US$ 26,3 bilhões em 2028 em todo o mundo, com uma taxa de crescimento anual composta de 16,7% de 2021 até 2028.

Quer saber mais sobre o que é OCR e a leitura automatizada de documentos, assim como os benefícios que essa tecnologia pode trazer para a sua companhia? Continue acompanhando!

Leia também: Como o excesso de burocracia nas organizações atrapalha o crescimento

O que é OCR?

Antes de se aprofundar nessa tecnologia, vamos entender o que é OCR na prática. Na verdade, trata-se de um processo de conversão de uma imagem para texto, extraindo os dados de fotos capturadas por câmeras digitais, arquivos de PDF, imagens de documentos, papéis escaneados etc.

A partir daí, o sistema permite baixar as informações, compilá-las e replicá-las no formato apropriado para as necessidades da sua empresa, seja o formulário de pesquisa, o preenchimento de cadastro ou outras opções. 

Com isso, você pode ter os dados disponíveis para edição, consulta e validação em um celular, computador ou demais dispositivos.

Leia também: Por que é importante investir na digitalização de processos?

Para que serve este reconhecimento óptico de caracteres?

Já vimos que o OCR, basicamente, converte as imagens em textos. Mas para que serve esse processo? Vamos te ajudar a compreender melhor!

Quando temos texto em uma imagem no formato JPEG, PNG ou até PDF, o computador só é capaz de entender esses dados como uma imagem de fato, e não o texto propriamente dito. Assim, é impossível trabalhar com essas informações. 

Para realmente interpretar esse texto, é necessário convertê-lo para um formato que a máquina possa entender. Ou seja, fica clara a importância do OCR para ter as informações corretamente extraídas para serem inseridas ou lidas por determinado sistema.

Como funciona o OCR na prática?

Para ler a imagem e convertê-la em texto, o processo de reconhecimento óptico de caracteres atua do seguinte modo com 5 passos ágeis e eficientes. Veja:

  1. Faz uma análise e leitura da foto, imagem ou documento escaneado.
  2. Compara os caracteres daquela imagem com as fontes já existentes e categorizadas em seu banco de dados.
  3. Reconhece as especificações de cada caractere incluído em uma foto ou imagem.
  4. Converte todos os caracteres em um texto, aplicando em suas finalidades, seja preenchendo um formulário ou um cadastro, inserindo dados em um sistema, ou ainda completando um relatório.
  5. Mostra esses textos ‘traduzidos’, com possibilidade de manipulação e edição dos dados, caso exista algum erro.

Leia também: O que é a higienização da base de dados e por que realizá-la?

Quais as ferramentas tecnológicas envolvidas no OCR?

Atualmente, a leitura óptica de caracteres pode ser feita por meio de diversas técnicas, com diferentes tipos de otimizações e abordagens.

Além disso, a utilização dessas técnicas percorre diferentes áreas, como Reconhecimento de Padrões e Visão Computacional. E, para que o processo de conversão melhore continuamente, o Machine Learning é uma parte fundamental do OCR. 

Dessa forma, é possível garantir que o OCR aprenda com a sua base de dados para extrair os dados dos documentos e arquivos com maior exatidão. Tudo isso possibilita que as informações dos documentos tornem-se dados que podem efetivamente ser usados.

OCR no processo de cadastro e onboarding

Após conhecer o que é OCR, seu funcionamento e algumas aplicações, vale trazer essa tecnologia para a realidade do onboarding digital e do cadastro de usuários em aplicativos e plataformas.

Para se ter uma ideia, imagine só que um cliente precisa validar sua identidade em um app para abrir conta em determinada instituição financeira. Para realizar a operação de maneira remota e sem a necessidade de levar a documentação presencialmente, é possível fazer essa verificação a partir do OCR.

Isso porque o usuário pode enviar uma foto do documento de identidade, a ser escolhido na tela inicial, seja RG, CPF ou CNH. Por meio da tecnologia, então, as informações da imagem são  extraídas e categorizadas. Com isso, os dados são utilizados para agilizar o processo, preenchendo automaticamente os campos de cadastro.

Durante este onboarding ainda, os dados são transmitidos para o banco da empresa responsável, conferidos e confirmados.

Leia também: OCR de documentos: seu usuário precisa revisar os dados? Saiba por que isso é um problema

Como o OCR é aplicado na leitura de documentos?

A crescente importância da validação e leitura automatizada de documentos faz com que o OCR também se torne cada vez mais relevante. Com isso, os seus processos são aprimorados constantemente, garantindo as técnicas mais avançadas do mercado e uma maior taxa de acurácia e qualidade nos dados extraídos.

Em cada modelo e tipo de documento, há muitas maneiras diferentes de escrever um único caractere. Isso faz com que uma tecnologia altamente qualificada seja necessária para “traduzir” esses caracteres de uma imagem para um código binário capaz de ser entendido pelo computador.

Agora, como é feita a leitura automatizada de documentos, como por exemplo, o OCR de RG, de CNH ou de CRLV

Considerando o funcionamento generalizado do OCR apresentado anteriormente como ponto de partida, o processo de reconhecimento voltado para documentos pode ser explicado em três etapas. Entenda, então, o que acontece em cada uma delas!

1. Pré-processamento

Durante a etapa de pré-processamento, são modificadas características gerais da imagem para deixá-la o mais adequada possível para a captura dos dados. Isso inclui, por exemplo, girá-la para que as informações fiquem em uma determinada orientação e eliminar sombras.

Outro passo importante do pré-processamento é a eliminação de tudo o que não é texto no documento, como a foto do indivíduo. Feito isso, as cores também são convertidas em uma imagem binária. O objetivo é deixar o texto o mais limpo quanto possível, facilitando o processo do OCR e a compreensão do computador.

2. Reconhecimento

Existem duas abordagens para o reconhecimento de caracteres. A primeira consiste em comparar os caracteres com uma base prévia de símbolos e, então, fazer o reconhecimento desses padrões.

Já, na segunda abordagem, cada característica do texto (curvas, linhas retas e outros “pedaços” que diferenciam cada caractere) é extraída, compondo seu formato e convergindo para a identificação que parece ser a mais próxima.

3. Pós-processamento

A última etapa acontece depois da obtenção dos caracteres elegíveis da imagem. Aqui, eles são comparados a uma base de palavras que faz sentido para aquele contexto, de acordo com determinada lógica.

Em seguida, os algoritmos do OCR entram em ação para identificar o caractere da base de dados que estatisticamente tem as maiores chances de ser correspondente ao caractere extraído.

Agora que você entende melhor o que é OCR, fica mais fácil entender a importância da leitura automatizada de documentos para integrar documentos físicos com o mundo digital. Dessa forma, os processos da sua empresa ficam mais seguros, confiáveis e ágeis para você e para seu cliente.

Principais benefícios do OCR para as empresas

Com todo este cenário, são evidentes as vantagens para as empresas de utilizar o OCR nos mais diversos processos, incluindo o onboarding digital de usuários. Os principais impactos positivos são:

Entrada rápida de dados

Com o OCR, a inserção de documentos e dados por parte dos usuários fica muito mais fácil e rápida, agilizando o trabalho que normalmente é demorado e burocrático.

Automação de processos

Com a extração automática dos dados das imagens dos documentos, os processos de cadastro e validação são automatizados, ganhando mais eficiência.

Redução de erros

A automação no preenchimento das informações a partir da leitura da foto via OCR garante maior confiabilidade e diminui os erros na inserção de dados em cadastros. O que reduz as verificações de documentos que terminam como inválidas e também o índice de retrabalhos dos usuários para colocar os dados novamente no onboarding.

Melhor experiência dos usuários

Imagine só fornecer uma melhor experiência para os usuários, sejam funcionários, parceiros ou clientes, na hora de fazer o processo de onboarding. Com o OCR, é possível otimizar essa atividade e garantir uma operação rápida e sem recusas por erros de digitação ou falhas na inserção de informações.

Redução de fraudes

Por fim, o uso do OCR na verificação dos documentos permite que as empresas possam fazer pesquisas em bancos de dados sobre o usuário ali cadastrado. Com a inclusão do recurso de background check, por exemplo, é possível verificar multas, processos judiciais, antecedentes e outras informações de segurança.

Leia também: OCR idwall: vantagens e por que automatizar

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