Os processos de gestão de documentos acompanharam as mudanças do mundo dos negócios, que está cada vez mais conectado à tecnologia. Ao contrário de alguns anos atrás, hoje já é possível abrir uma conta bancária sem sair de casa. Basta ter um smartphone ou computador com acesso à internet, preencher os dados requisitados e enviar uma foto dos documentos necessários. Simples, rápido e fácil.
Da mesma maneira que essa tecnologia facilitou a vida dos consumidores, ela também trouxe benefícios para bancos, instituições financeiras e marketplaces, entre outras empresas que fazem uso desse tipo de serviço.
Assim, as empresas puderam agregar aos seus sistemas a análise automatizada de documentos, que passou a ser uma grande aliada no combate a fraudes — principalmente a de identidade, devido à possibilidade de verificar as informações do usuário e a veracidade dos documentos.
Entretanto, os benefícios da automatização da análise de documentos vão além do combate à fraude. A seguir, listamos algumas vantagens adicionais da automação na estrutura da sua empresa.
Redução de custos
Mesmo com o investimento inicial, o custo operacional é baixo. A economia de outros fatores, como tempo e alocação dos funcionários, faz da automação um ótimo negócio. Além disso, há a possibilidade de terceirização do serviço, opção cada vez mais utilizada pelas empresas devido à praticidade e ao excelente custo-benefício.
Economia de tempo
O gerenciamento de documentos e o fluxo de trabalho se integram a aplicativos e softwares existentes, eliminando as atividades redundantes e otimizando o trabalho de sua equipe. Uma análise documental que pode durar dias pode ser feita em segundos com a análise automatizada de dados.
Documentos mais acessíveis
Documentos digitalizados eletronicamente estão disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana, o que os torna totalmente acessíveis, permitindo que seu acesso e análise seja feita a qualquer momento. Além disso, em casos de perda, há uma maior facilidade de recuperação.
Criação simplificada de documentos
Existem vários tipos de documentos que devem ser tratados de acordo com sua especificidade. O sistema automatizado de análise aborda cada documento por tipo e atribui o fluxo de trabalho apropriado a cada um, facilitando o processo de criação e aprovação.
Roteamento, revisão e aprovação
A análise automatizada permite que os documentos sejam distribuídos, analisados e aprovados de maneira automática, garantindo que sejam vistos por todas as partes necessárias.
Integração ao sistema
A automatização é capaz de integrar-se ao sistema de sua empresa, independentemente de sua complexidade. Isso possibilita que qualquer alteração feita no documento seja automaticamente alterada, além de proporcionar uma experiência personalizada quanto às necessidades específicas do seu negócio.
Mobilidade
Com a análise automatizada, sua empresa pode ter acesso aos documentos de qualquer lugar e dispositivo, isto é, não é mais necessário estar na sede física para revisão e aprovação. Um contrato, por exemplo, pode ser assinado há quilômetros de distância. O escritório da empresa não precisa ser o centro de todos os processos.
Os benefícios decorrentes da automatização incluem o aumento da produtividade, agilidade, redução do trabalho manual, dos riscos e custos. Sua empresa só tem a ganhar com essa tecnologia, que veio para simplificar a análise de documentos.
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