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Seis dicas de ouro para ter uma visão unificada do seu processo de onboarding

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Na Europa, a atualização da AMLD4, regulamentação europeia para combate à lavagem de dinheiro, traz um cenário onde mais companhias precisam performar processos de KYC (Know your Customer, em inglês) em seus clientes. Além disso, há a necessidade de identificar mais informações, como proprietário beneficiário de uma empresa, por exemplo.

Globalmente, o foco político no financiamento do terrorismo e evasão de divisas está aumentando. Ao mesmo tempo, com cada vez mais pessoas realizando transações online, não é eficiente fazer com que  o cliente seja submetido a um processo de onboarding que envolva várias cópias de documentos impressos. Ou, ainda, que seja submetido uma visita pessoal, apenas para cumprir com a regulamentação de KYC.

Tudo isso significa que os bancos ao redor do mundo precisam de métodos eficientes para lidar com as normatizações e demandas de mercado, tendo que olhar para a tecnologia como uma forma de concretizar esses objetivos.

O mantra “pense globalmente, atue localmente” funciona – porém, quando se trata do cumprimento da regulamentação, a auditoria precisa ser a protagonista. O executivo de compliance precisa entender que as decisões tomadas podem ser suportadas por evidências sólidas, comprovando que pessoas e empresas são quem elas realmente alegam ser.

Apesar da internet ter “reduzido” o mundo a um click de um mouse, ainda existem processos “não digitais”, além de algumas jurisdições onde os registros são em formato impresso, e podem ser acessados apenas por certas pessoas. É nesse momento que o mundo homogeneamente digital encontra o heterogêneo, em relação ao KYC e AML (ou combate à lavagem de dinheiro, traduzindo do inglês).

A prática inclemente e intensivamente trabalhosa de requerer cópias em papel de documentos empresariais diretamente de um novo cliente – como parte do processo de onboarding -, revisão manual pelo executivo de compliance para identificação de proprietários beneficiários e controladores individuais para , então, solicitar a documentação para validação de identidade novamente no formato impresso, resulta em duas coisas: frustração e latência. Todo mundo acaba desistindo de um processo e se frustrando quando ele demora muito.

Como tornar seu processo de onboarding mais fluido e unificado

A tendência para resolver esse problema está na facilidade de soluções de KYC que automatizam praticamente todo o processo de cadastro de clientes, reduzindo o tempo de revisão manual aplicado pelas organizações de cerca de 4 dias para menos de 3 minutos.

Entretanto, bancos e financeiras ainda precisam seguir o que chamamos de seis regrinhas de ouro de KYC, para tornar esse processo o mais o mais fluido possível.

Abaixo, está a nossa lista do que as instituições financeiras precisam considerar, ao olhar para tecnologias que irão auxiliar na automatização desses processos, a fim de ter um approach unificado para o onboarding.

1. A tecnologia deve agregar valor ao processo de compliance

Não faz sentido aplicar uma tecnologia que cause mais conflito ou que não agregue valor – ela precisa tornar a sua vida mais simples para todos que utilizam esse sistema. Uma solução difícil de usar, que não traga melhorias para o processo ou que não atenda a sua necessidade como um todo, devem ser desconsideradas.

2. Use apenas fontes oficiais, de acordo com as normas de AML
Se uma solução alega conectar uma série de bases de dados, certifique-se de que apenas fontes oficiais sejam consultadas. É muito fácil para que suspeitos fraudadores se infiltrem nas bases desse tipo de fornecedor, acrescentando desde dados até bases inteiramente adulteradas. Esse é o grande motivo da rigidez para as regulações do processo de KYC e AML, reforçando a importância de garantir que a plataforma em questão esteja conectada apenas a dados oficiais.

3. Prova documental (validação dos documentos) é fundamental para estar 100% em compliance com a regulamentação de AML. Mas onde esses dados ficam armazenados?
É crucial saber onde os dados dos documentos dos seus proponentes irão residir e como podem ser acessados – não apenas para seguir uma orientação regulatória, mas para garantir que a auditoria possa encontrar as informações, no caso de uma investigação. Tudo bem se esses dados ficarem na nuvem – porém, um detalhamento de localização de data centers e como os dados estão sendo armazenadas é algo que deve ser explicitado em seu relatório.

4. Proprietários beneficiários devem ser identificados automaticamente
A plataforma tecnológica que proporciona a visão mais completa é a que agregará o maior valor ao seu negócio financeiro. Ela deve destrinchar estruturas corporativas complexas a fim de que você possa identificar indivíduos na ponta da cadeia, tomar decisões embasadas e, quando apropriado, auxiliar o cliente ou usuário de maneira correta. Além disso, usuários com grandes investimentos precisam de uma certa atenção especial. Portanto, sua tecnologia deve providenciar insights ainda mais rápidos e precisos.

5. Construa, automaticamente, relatórios complexos de estrutura de propriedade corporativa
Uma imagem vale mais do que mil palavras e, em nenhum outro lugar, esta afirmação é mais verdadeira do que em compliance e AML. Uma solução digital para KYC pode, automaticamente, produzir relatórios complexos de estruturas de propriedade corporativa, proporcionando uma visão completa por trás dos gráficos brutos. Você deve ter a possibilidade de acessar as documentações e dados associados a isso.

6. Integre a sua coleta de dados a um aplicativo móvel
Dado o uso prevalecente de smartphones e dispositivos móveis, ao oferecer um processo de onboarding que seja favorável e de fácil utilização ao usuário, bancos devem considerar o impacto disso no processo de KYC, tanto para clientes quanto para o processo em si, propriamente dito.

Obviamente, um cliente deve ser capaz de prover uma documentação de foto via aplicativo. Além disso, um profissional de compliance seria, sem dúvidas, beneficiado pela capacidade de revisar cases em um tablet ou smartphone, para que essa funcionalidade, certamente, valha a pena se considerar.

Ao seguir as seis regrinhas acima, qualquer banco deve, facilmente, compreender a perspectiva de um processo automatizado KYC, resultando em um olhar mais rápido, preciso e unificado ao processo de onboarding de clientes.

Fonte: https://www.globalbankingandfinance.com/taking-a-unified-approach-to-customer-onboarding-six-golden-rules-to-make-the-pipedream-real/

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