A implementação de um programa de compliance está se tornando uma prática comum em empresas que querem estar em conformidade com as leis. O objetivo dessa estratégia é garantir o cumprimento das normas, a saúde e o bom funcionamento dos negócios.
Para que o programa de compliance seja implementado de maneira efetiva e tenha êxito, você deve considerar alguns pilares. Eles asseguram a integridade das organizações e guiam os profissionais e gestores nessa jornada.
Veja a seguir quais são esses 8 pilares e porque são importantes para a estruturação do seu programa de compliance.
Conheça os 8 pilares de um programa de compliance
1. Compromisso da empresa com o programa
O primeiro pilar é o de comprometimento de toda a organização e seus funcionários, principalmente do alto escalão da empresa. Ou seja, o programa de compliance será efetivo e confiável se os diretores e líderes colaborarem para sua implementação. Portanto, crie uma cultura de compliance que alcance todas as equipes.
2. Mapeamento de riscos
Conhecer os potenciais riscos que uma organização pode enfrentar é fundamental para um bom programa de compliance. Então, faça um mapeamento e conheça as possíveis ameaças para seu negócio. Dessa forma, você será capaz de minimizar e até mesmo conter os efeitos dos riscos.
3. Código de conduta e políticas
Ter comprometimento da empresa com o programa é fundamental para o seu sucesso. Por isso, crie um código de conduta e políticas de compliance, que deve ser seguido por todos os funcionários da organização — e também pelos parceiros e fornecedores. Por exemplo, tenha um padrão de documentação que deve ser enviado aos parceiros no início de um contrato, envie um relatório com os canais de atendimento que devem consultar etc.
4. Controles internos
Uma das maneiras de minimizar os riscos é fazendo controles internos. Com um controle você pode mapear todos os processos, procedimentos e fluxos de todas as áreas da empresa. Assim, vai identificar oportunidades de melhoria e corrigir quaisquer falhas existentes.
5. Comunicação e treinamentos
Inserir um novo programa é algo que pode mudar os processos realizados pelos funcionários. Por isso, invista em uma boa comunicação e a ofereça treinamento para os profissionais da empresa.
Comunique a sua equipe sobre a implementação do programa de compliance e conscientize-os sobre a importância dessas medidas. Além disso, garanta que todos sempre terão espaço para tirar suas dúvidas e apresentar suas necessidades de treinamentos.
6. Canais de denúncia
Crie um canal de denúncia na empresa. Ou seja, desenvolva um ambiente interno dedicado aos colaboradores. Permita que, neste canal, os profissionais façam denúncias anônimas. Dessa forma, os funcionários podem reportar falhas de condutas que rompam o código de ética e conformidade da organização.
Em seguida, estruture um processo de verificação e ações que devem ser tomadas com as denúncias que foram reportadas. Diante de uma denúncia, inicie um processo de investigação para verificar sua veracidade e tomar as devidas providências. Afinal, é importante que os colaboradores vejam que atitudes estão sendo tomadas.
7. Due diligence
Para complementar o programa de compliance, a realização do due diligence é essencial. O primeiro é voltado para os aspectos internos da organização. O segundo concentra-se nas partes terceiras que mantêm relações com a instituição: fornecedores, parceiros, distribuidores, representantes, entre outros. Ou seja, você deve envolver todos no seu programa.
8. Auditorias e monitoramento
Finalmente, faça um monitoramento constante para verificar se todos os procedimentos estão sendo seguidos corretamente. Em suma, verifique se todos os colaboradores estão obedecendo as normas e garantindo a execução de suas tarefas em conformidade com as regras da empresa. Uma das maneiras de ter esse check é a realização de auditorias contínuas.
Neste artigo, você conheceu os 8 principais pilares para a implementação de um programa de compliance. Siga-os corretamente para desenvolver um bom planejamento e conseguirá auxiliar os profissionais na execução de suas tarefas.
Além de um programa de compliance bem estruturado, invista em ferramentas que possibilitem a adequação de suas operações às regulamentações vigentes, prevenindo infrações que possam trazer danos financeiros e à reputação da marca.
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