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BPM e Workflow: entenda as diferenças

by Nathalia Paz
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No mundo do gerenciamento de processos, existem dois tipos de softwares que dominam o mercado: o Business Process Management (BPM) e o Workflow. Já falamos aqui no blog sobre o BPM e como implementá-lo na sua empresa; agora, chegou a vez de abordarmos o Workflow.

Existem alguns propósitos semelhantes entre ambos, mas também diferenças profundas. Para saber mais sobre as principais características do Workflow e suas diferenças em relação ao BPM, continue a leitura.

O que é BPM?

Trata-se de uma metodologia para a gestão operacional de um negócio, que visa incorporar múltiplos fluxos de trabalho, automatização de ferramentas e otimização do capital humano. Com foco no aprimoramento de processos de negócios para tornar a organização mais eficiente, o BPM foi definido como um método de, com eficiência, alinhar uma organização às vontades e necessidades de seus clientes, interna e externamente.

O que é Workflow?

A organização de um Workflow possibilita oferecer uma visão geral de um processo, levando ao monitoramento de resultados, redução de ineficiências e incorporação de automação. Além disso, ele permite o alinhamento dos processos às metas de negócios e prevê a sistematização de como os documentos e tarefas são concluídos e executados para garantir qualidade e conformidade.

Com Workflow, a equipe configura e monitora uma sequência definida de tarefas, geralmente na forma de um diagrama de fluxo. Esses diagramas normalmente não são detalhados ao extremo, mas fornecem informações suficientes para alguém seguir as instruções e executar a tarefa com eficiência. Existem muitas ferramentas de fluxo de trabalho no mercado, todas razoavelmente acessíveis para pequenas e médias empresas.

Quais são as principais diferenças entre BPM e Workflow?

A principal diferença entre Workflow e BPM é que as estratégias do primeiro são muito mais voltadas para a organização de pessoas e documentos e para garantir que as etapas corretas sejam seguidas no momento certo e na ordem certa.

O BPM, por outro lado, é muito mais focado nos processos da empresa e em como eles podem ser gerenciados ou aprimorados. Existem elementos que se cruzam entre os dois, mas a metodologia do BPM se inclina mais para a análise e melhoria contínuas dos processos, e não em garantir que a pessoa correta esteja executando uma tarefa ou enviando um documento em resposta a uma ação específica. No entanto, é perfeitamente possível criar fluxos de trabalho para gerenciar as etapas de um processo de negócios.

BMP e Workflow: qual o melhor para sua empresa?

A decisão de qual metodologia implementar depende, em última instância, do tipo de negócio.

Se você procura uma maneira de ajudar sua equipe a desempenhar melhor suas tarefas, talvez uma estratégia de gerenciamento de fluxo de trabalho possa ser útil — especialmente se for implementada apenas em alguns departamentos. Quando usadas corretamente, ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho se destacam, por exemplo, nos ambientes de atendimento ao cliente ou de vendas.

Já se você estiver procurando por uma metodologia para toda a empresa e tiver o orçamento para oferecer suporte a uma, estratégias de gerenciamento de processos de negócios serão muito mais adequadas. Na maioria dos casos, essas estratégias são escaláveis, então você pode facilmente iniciar em um departamento e expandir o projeto para incluir a organização como um todo. Os sistemas de BPM são um grande investimento e os benefícios obtidos com o uso costumam superar o volume de recursos necessários para começar.

O mais importante é que a estruturação de processos seja feita de forma bem estruturada e com acompanhamento regular para que todos os benefícios das tecnologias implementadas possam ser percebidos conforme esperado.

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