Quando se fala em otimização de processos nos bancos e demais instituições financeiras, o primeiro pensamento recai sobre as áreas que têm contato direto com clientes, também conhecidas como front office – por muito tempo, elas centralizaram grande parte dos recursos financeiros de uma organização, enquanto quase não se planejava como aumentar também a produtividade do back office.
O que você vai conferir:
Mas o que é o back office?
Formado por todos os departamentos que não estão na linha de frente de atuação com o usuário, o back office é responsável pela operacionalização das ações que estão nos bastidores de uma empresa, impactando diretamente nas vendas e no relacionamento com os clientes. Algumas dessas atividades podem ser a emissão de nota fiscal, compensação, contabilização, avaliações de risco e autorizações de crédito, além das funções exercidas pelas áreas logística, jurídica e administrativa.
O back office mantém a sinergia entre os diversos departamentos, garantindo um funcionamento organizacional eficiente. Seu papel é de grande relevância em um cenário onde a concorrência entre instituições financeiras está mais acirrada – especialmente devido às inovações tecnológicas – e onde os consumidores digitais exigem maior agilidade na prestação de serviços como aberturas de contas bancárias.
Portanto, esse setor acaba influenciando também na aquisição e retenção de clientes – é nele que atividades como conferência de informações e documentos são realizadas, levando a um onboarding mais rápido e seguro de usuários. Pensando nisso, trouxemos algumas dicas para que você possa aumentar a produtividade do seu back office, focando tanto na frente de otimização de processos quanto no maior engajamento de colaboradores.
Como posso aumentar a produtividade do meu back office?
Traçar estratégias que levem à otimização do back office exige que se pense tanto na questão operacional quanto em ganhos de eficiência e produtividade dos colaboradores. Veja como sua empresa pode atuar nesses dois setores.
Mapeie todos os processos rotineiros para torná-los eficazes
Faça um mapeamento de todos os processos existentes nas áreas que compõem o back office da sua empresa. Dessa forma, será mais fácil pensar em métodos para agilizar atividades rotineiras, além de estabelecer metas e objetivos claros para elas – muitas organizações optam pela automatização como forma de auxiliar na priorização e execução dessas ações.
Considere terceirizar serviços
O mapeamento pode ajudar sua empresa a identificar quais atividades devem ser terceirizadas, retirando a sobrecarga dos seus colaboradores e deixando sua organização mais dedicada ao core do negócio. Trazer novas percepções para dentro da sua operação também pode ser uma forma diferente de solucionar desafios!
Pense em formas de otimizar a comunicação interna
Lançar mão de ferramentas e testar novos fluxos são passos essenciais na construção de uma comunicação interna eficiente. Somente assim o seu back office poderá ter uma conexão sem ruídos com os demais setores da empresa, evitando falhas na transmissão da mensagem e outros erros operacionais mais graves.
Essa ponte se torna ainda mais relevante quando consideramos que o diálogo entre front e back office tem grande discrepância, já que o front está ligado com questões de curto prazo relacionadas aos usuários, e o back se preocupa com assuntos que impactam a organização no longo prazo, como validações, regulamentações e orçamentos.
A implementação de melhorias nos processos de comunicação deve ser conduzida pelos níveis gerenciais da sua organização – essa é uma das formas mais eficientes de fazer com que as ações se espalhem pelos diversos setores.
Envolva os colaboradores da sua empresa
Como mencionamos acima, aumentar a produtividade do back office requer duas frentes – pensar em otimização de processos e em como engajar seus colaboradores!
Esse engajamento pode ser estimulado por meio da capacitação profissional contínua, aprimorando as habilidades técnicas do seu time e mantendo-o atualizado com as novas tecnologias e regulamentações do seu setor.
Não esqueça de acompanhar sempre os indicadores de produtividade, de forma a analisar quais são os pontos de melhoria a serem priorizados. Um acompanhamento e feedback contínuos também auxiliam no estabelecimento de metas claras e novos desafios para sua equipe, estimulando o seu bem-estar.
Adote novas tecnologias
Na frente de automatização de processos, algumas empresas recorrem a CRMs e ERPs para garantir que todos os fluxos organizacionais estarão operando harmonicamente.
Existem ainda soluções automatizadas mais específicas, como um OCR ou ferramentas de background check, que auxiliam o back office de instituições financeiras com a validação da identidade de um potencial cliente.
Avalie quais delas são as opções mais adequadas para ajudar a sua empresa a crescer!
