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Como organizar um meetup de tecnologia

by Nathalia Paz
meetup

Famosos no Vale do Silício, os meetups tem ganhado cada vez mais espaço no Brasil com o intuito de reunir pessoas que compartilham interesses em comum. São encontros casuais que buscam promover o networking regional, estreitando os relacionamentos fora do espaço virtual.

São inúmeros os benefícios que os meetups podem geram para sua empresa. Além de serem excelentes momentos para networking, por meio de parcerias com outras empresas e startups, todo esse cenário promove a integração entres os participante. Com isso, é possível criar um ambiente colaborativo, rico em conhecimentos e em trocas de experiências e ideias.

Os meetups promovem uma maior visibilidade para a sua empresa e ainda permitem que sua empresa exponha soluções para os empreendedores, gerando assim a captação de leads, embora esse não seja a principal função de um meetup ou de grupos que os organizam.

A tendência é que esse tipo de encontro aconteça cada vez mais regularmente. Pensando nisso, listamos os principais passos para sua empresa organizar um meetup de tecnologia bem-sucedido. Acompanhe.

1. Defina o tema

O primeiro passo, como não poderia deixar de ser, é a escolha do tema. Parece uma questão simples, mas é isso que vai determinar não apenas grande parte do sucesso do seu evento, mas também a forma com que você vai abordar as próximas etapas.

Opte por temas que despertem a curiosidade das pessoas e faça dele um ponto atrativo do seu meetup. Nesse momento, é fundamental levar em consideração o fato de que o evento deve atrair um público alinhado à sua empresa para que ela possa estabelecer-se como referência e para que os benefícios do meetup realmente sejam percebidos.

2. Selecione os palestrantes

Assim como o tema, a escolha dos palestrantes é essencial. Eles devem estar em sintonia com o assunto escolhido e, também, com a sua empresa. Aqui, pode ser o momento de você estimular seus próprios colaboradores, o que também fortalece o estabelecimento da empresa como um todo enquanto referência no mercado.

3. Convide patrocinadores e parceiros

Esse passo não é uma regra — a busca por patrocinadores depende se a sua empresa é capaz de financiar o evento sozinha e, também, do próprio tamanho do meetup. Se for necessário ou interessante buscar patrocinadores, saiba que essa não é uma tarefa simples.

Se não for possível conseguir patrocinadores que colaboram financeiramente, as parcerias também acrescentam muito à organização de meetups. Outra empresa, por exemplo, pode ceder gratuitamente o espaço para o evento, ou até mesmo ajudar a divulgá-lo.

Essas são as melhores saídas para conseguir arcar com os gastos, já que a cobrança de ingressos pode ser um gargalo considerável na atração de participantes — especialmente para empresas iniciantes na organização de meetups de tecnologia e que, portanto, ainda não contam com um público fidelizado.

4. Escolha a data e confirme o local

Escolha datas mais para o final da semana, como quinta, sexta e sábado, e em horários compatíveis com a rotina dos profissionais. Caso seja possível, ofereça um coffee break.

Quanto ao lugar, meetups são caracterizados por serem eventos de pequeno porte, o que facilita a busca por espaço. Entretanto, é fundamental considerar a capacidade de pessoas do local em relação ao número de convidados/vagas. Opte por um local de fácil acesso via transporte público e, de preferência, que conte com estacionamento próprio.

Além disso, é importante que o local tenha vários pontos de energia, para que os aparelhos eletrônicos dos convidados possam ser recarregados e para que os equipamentos necessários possam ser utilizados sem contratempos.

5. Faça a divulgação do meetup de tecnologia

Com todos os pontos do meetup definidos, a próxima etapa é a divulgação do encontro. Especialmente por se tratar de um meetup de tecnologia, a internet é o espaço ideal para divulgação, tanto pelo baixo custo quanto pelo alcance do público-alvo.

Além de divulgar no seu site e nas redes sociais da empresa, uma boa ideia é cadastrar o meetup em sites especializados como Meetup e Sympla.

6. Organize-se para o dia do evento

No dia do evento, há uma lista de itens que devem ser verificados previamente para que não ocorram problemas durante o meetup:

  • lista de presença;
  • organização da estrutura física (cadeiras, mesas etc.);
  • estrutura técnica (reserva e instalação de equipamentos);
  • recepção (quem dará as boas-vindas e orientará os participantes);
  • buffet (organização do espaço para coffee break, se houver).

7. Colha feedback pós-meetup

Por fim, é essencial ter o feedback do seu evento. Assim, será possível identificar quais foram os erros, os diferenciais, os acertos e os pontos de melhoria. Organize um formulário simples e peça que os participantes o respondam ao final do evento, para garantir que ninguém se esqueça.

Utilize esses feedbacks como guias para melhorar os próximos meetups de tecnologia da empresa e, assim, fortalecer cada vez mais a sua presença como referência no mercado.

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