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O que é RPA? Saiba tudo sobre Robotic Process Automation

by Mariana González
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Na busca pela melhoria contínua da otimização e da automação de processos, o RPA — Robotic Process Automation, ou automação robótica de processos, é a escolha de diversas empresas que buscam conquistar mais eficácia e aproveitar ao máximo o tempo de trabalho dos colaboradores.

A metodologia RPA diz respeito à automação de processos simples e repetitivos que, até então, só poderiam ser realizados por meio de ação humana. Para entender melhor o que é RPA e quais são as vantagens da automação robótica de processos, continue a leitura.

O que é RPA — Robotic Process Automation?

Trata-se de uma aplicação tecnológica que permite a automatização de processos com o uso de robôs. Assim, é possível automatizar demandas repetitivas, operacionais e/ou de baixa importância. Basicamente, o que os robôs fazem é “imitar” a atuação de um ser humano para executar atividades como cliques e comandos em um computador.

A ideia é que o responsável construa a sequência de tarefas a serem executadas de acordo com as necessidades da empresa e com o processo sendo automatizado, definindo a sequência de cliques, comandos etc. que um indivíduo faria. Então, os robôs poderão repetir essa sequência de tarefas em alta velocidade e quantas vezes for preciso.

Confira algumas das mais comuns definições de comandos para o RPA:

  • conectar-se a uma aplicação;
  • conectar-se a APIs;
  • copiar e colar dados;
  • mover arquivos e pastas;
  • extrair e processar conteúdo estruturado ou semiestruturado de documentos, PDFs, e-mails e formulários;
  • ler e escrever em bases de dados;
  • abrir e-mails e arquivos anexados;
  • encontrar informações na internet;
  • fazer cálculos.

Quais os benefícios do RPA?

Além de bastante intuitivo e prático, o que facilita o processo de automação até para empresas ou colaboradores ainda não muito avançados no que diz respeito à transformação digital, o RPA é uma metodologia bastante flexível. É possível escolher as ferramentas e programas de automação com robôs para diversas demandas em organizações de qualquer tamanho, perfil e segmento.

Ao automatizar com RPA, a empresa reduz a quantidade de tarefas simples e repetitivas, mas ainda relevantes para o bom andamento do negócio. Assim, além de diminuir a ocorrência de erros e de aumentar a velocidade e a eficácia das demandas automatizadas, o RPA também permite que os colaboradores tenham mais tempo para as tarefas que realmente precisam deles.

Tudo isso impacta também no cliente, tanto por causa da diminuição de falhas quanto pelo fato de que a equipe poderá dedicar mais tempo para demandas mais complexas e personalizadas de atendimento. Ao reduzir o back office, o front office pode ser fortalecido.

Além das diversas vantagens relacionadas a produtividade, o RPA também pode aprimorar os procedimentos de compliance e de atendimento. Afinal, por causa de sua flexibilidade, os robôs de automação podem ser utilizados em diversos âmbitos dentro da sua empresa. Veja alguns dos usos mais comuns para a automação robótica de processos:

  • atendimento ao cliente;
  • processamento de pedidos;
  • envio de notificações;
  • atualização de perfis de clientes e colaboradores;
  • encerramento de contas;
  • geração de relatórios de compliance;
  • monitoramento de outras tarefas automatizadas;
  • outros processos de alto volume, regidos por regras de negócios, propensos a erros e/ou realizados repetidamente.

Como implementar Robotic Process Automation na empresa?

A automação robótica de processos vem se mostrando tão eficaz para as empresas que o implementam que, segundo estudo da Gartner, 85% das grandes organizações terão adotado algum tipo de software para RPA até 2022.

Os processos relacionados à implementação em si são bastante simples, ágeis e intuitivos. Entretanto, é preciso fazer algumas análises e planejamentos prévios para que a empresa realmente consiga aproveitar ao máximo as possibilidades e benefícios do RPA.

Decida quais processos serão automatizados

O Robotic Process Automation pode ser dinâmico e adaptável, mas isso não quer dizer que todo e qualquer processo pode — ou deve — ser automatizado com ele. Portanto, o primeiro passo é avaliar os processos atuais da empresa para determinar quais precisam e podem ser automatizados e se a metodologia RPA é a melhor maneira de fazer isso.

Defina os procedimentos de automação do RPA

Determinados os processos a serem automatizados, é necessário estabelecer como a automação será feita e quais serão as diretrizes de atuação dos robôs. Considerando o alto nível de personalização proporcionado pelos robôs, entender o que sua empresa precisa é fundamental para que a automação seja eficaz e gere os resultados esperados.

Oriente sua equipe

É importante que os colaboradores entendam como e por que a empresa decidiu seguir o RPA, assim como o que é esperado deles agora que parte de suas tarefas será automatizada.

Além de explicar o lado operacional dos robôs, informe-os também sobre a estratégia por trás da decisão para que eles compreendam melhor as vantagens e possibilidades da automação dentro do conceito de transformação digital.

Gerencie o ciclo de vida do RPA

Após a implementação das ferramentas de automação definidas para as necessidades e processos da empresa, é necessário acompanhar a automação para garantir que ela está gerando os resultados esperados.

O que é o conceito de RPA 2.0?

Conforme a automação torna-se mais e mais importante dentro das empresas e as organizações avançam para novos patamares da transformação digital, o Robotic Process Automation também passa a adotar ferramentas e tecnologias mais complexas dentro do conceito conhecido como RPA 2.0.

O RPA 2.0 prevê o uso de soluções dotadas de machine learning para a realização das tarefas automatizadas. Dessa forma, os robôs utilizados podem aprender continuamente com a repetição e o alto volume de processos para melhor realizá-los. Com isso, além das tarefas mais simples, é possível também implementar softwares para automatizar demandas não-estruturadas de alto volume.

A utilização de tecnologias de inteligência artificial aliada às práticas de RPA são derivadas do crescimento das estratégias data-driven nas empresas, que possibilitam que a automação não apenas resulte em mais produtividade e eficácia, mas também em mais e melhores informações para a tomada de decisões.

Como o RPA se compara ao BPM?

Tanto RPA quanto BPM — Business Process Management são siglas bastante comuns quando o assunto é automação. Entretanto, algumas confusões cercam a relação entre esses termos. Enquanto há quem acredite que eles se referem à mesma coisa ou que o RPA seria o sucessor do BPM, outros os enxergam como soluções completamente diferentes.

Na verdade, porém, RPA e BPM podem ser complementares. Enquanto o RPA prevê o uso de robôs para automatizar processos simples e repetitivos, o BPM é uma metodologia de gestão de processos que visa sistematizá-los e facilitá-los, levando a um fortalecimento da tomada de decisões e dos resultados do negócio.

Agindo de formas diferentes, mas com o mesmo objetivo de trazer mais eficácia, agilidade e precisão aos processos corporativos, as metodologias de RPA e de BPM podem ser implementadas concomitantemente à sua estratégia de negócios.

Um dos processos que pode ser automatizado para trazer mais eficácia e diminuir riscos e erros são os de onboarding e validação de identidade.

Determinar se um indivíduo representa ou não risco para o seu negócio demanda a captura de seus dados pessoais e a conferência dessas informações em diversas fontes, de acordo com as suas regras e necessidades de negócio. Fazer isso manualmente é um processo lento e suscetível a erros, deixando sua empresa suscetível a fraudes e atrasando a aprovação de usuários idôneos.

Portanto, para continuar automatizando processos e trazendo melhores e mais eficientes resultados para o seu negócio, conheça as soluções da idwall para validação de identidade, onboarding digital e compliance. Entre em contato pelo formulário abaixo e entenda como podemos ajudar sua empresa a se tornar mais automatizada sem riscos:

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