Como uma empresa pode ter acesso às informações de que precisa sobre seus clientes, fornecedores e parceiros? E como verificar se algum deles apresenta situações de risco para o negócio? Para tanto, é preciso entender como fazer background check.
Bastante utilizado nos departamentos pessoais para verificar as informações de candidatos e novos contratados, o background check vai muito além disso, trazendo benefícios também para o mercado financeiro, para marketplaces, para apps de mobilidade urbana, entre tantos outros.
Isso porque, além de assegurar o compliance, o background check também evita fraudes de identidade e outras situações que poderiam trazer riscos para seu negócio. Mas, afinal, como fazer um background check eficaz, que efetivamente contribua para a empresa de forma escalável e produtiva? Continue a leitura e descubra.
O que você vai conferir:
Entenda os compliances que sua empresa deve obedecer
As leis, regulamentações e normas que sua empresa deve seguir dependem do setor de atuação. Ter esse conhecimento permitirá a estruturação dos planos de compliance para a empresa.
Como mostraremos adiante, há centenas de fontes e informações que podem ser consultadas em um processo de background check, mas nem todas elas são realmente importantes ou necessárias para seu negócio. Sendo assim, não limitar o escopo das consultas e pesquisas de background check, além de possivelmente não levar aos dados relevantes para sua organização, ainda gera gastos financeiros e de tempo desnecessários.
Saiba onde buscar as informações de que você precisa
Depois de entender os processos e normas de compliance exigidos para o seu negócio, o próximo passo é avaliar onde buscar as informações necessárias para cumpri-las.
Um app de mobilidade urbana, por exemplo, precisa garantir que um indivíduo em processo de cadastro para trabalhar como motorista está devidamente autorizado para tal. Isso exige a validação da carteira de motorista (CNH) junto ao SERPRO, onde você pode checar se os dados informados pelo usuário correspondem ao que consta no banco de dados do órgão.
Já a avaliação sobre se o indivíduo apresenta situações que possam impedi-lo de dirigir, como infrações ou restrições de trânsito, pode ser feita junto ao Departamento Nacional de Trânsito (DENATRAN), onde é possível conseguir informações tanto sobre o motorista quanto sobre seu veículo.
Uma das validações mais comuns do background check diz respeito à pesquisa de antecedentes criminais. Uma certidão negativa de antecedentes pode ser obtida junto à Polícia Federal, à Polícia Civil, aos Institutos de Identificação ou aos Tribunais de Justiça, dependendo do tipo de crime, por exemplo.
Defina os dados que devem ser solicitados ao usuário
Você já sabe o que precisa verificar e, agora, precisa entender exatamente quais dados solicitar ao usuário para fazer as consultas em cada uma das fontes. A Receita Federal exige o CPF do indivíduo, por exemplo, enquanto o DENATRAN pesquisa as informações presentes na CNH (nome, número de identificação e categoria) ou os dados do veículo.
Então, se você definiu que precisa ter o DENATRAN como fonte, já sabe que é fundamental ter acesso à carteira de motorista do usuário. O CPF sempre deve ser pedido, já que seu número permite a validação de identidade em inúmeras fontes, inclusive a já citada Receita Federal — onde é possível verificar, por exemplo, se não há uma certidão de óbito associada aquele indivíduo, o que indicaria uma fraude de identidade.
Automatize os processos de Background Check
Muitas das informações comumente verificadas no background check, como permissão para dirigir, antecedentes criminais, processos em aberto, antecedentes financeiros etc., podem mudar com regularidade. Portanto, o ideal é que esses dados sejam consultados em tempo real, para garantir mais assertividade às estratégias da sua empresa.
Juntando isso ao fato de que pode ser necessário um alto volume de consultas — tanto em relação à quantidade de fontes quanto de pessoas pesquisadas —, fazê-las por meio de um back office não é a solução mais produtiva ou escalável. Além disso, considerando a relevância dessas consultas para que seu negócio não fique suscetível a riscos, é fundamental garantir a veracidade dos dados e manter as consultas livros de erros.
A melhor estratégia, portanto, é automatizar o background check. Ao contar com uma empresa especializada nessa demanda, você define as fontes que devem ser utilizadas, o volume de pesquisas realizadas e as regras do seu negócio para receber de forma automatizada todas as informações necessárias para decidir se um indivíduo faz sentido para a sua empresa ou não, seja como cliente, parceiro ou prestador de serviço.
Como mostramos, o escopo e as definições sobre como fazer background check dependem das necessidades do seu negócio, dos compliances do setor de atuação da empresa e do tipo de consultas que você precisa fazer para cada indivíduo. Portanto, siga nossas sugestões para definir as melhores estratégias para o seu negócio.
E, para automatizar essas demandas, conte com a idwall. Podendo consultar até 200 fontes públicas e privadas em tempo real, nosso Background Check atende ainda aos processos de KYC e AML. Temos também biometria facial e leitura de documentos, garantindo os melhores resultados para você cumprir suas exigências de compliance e assegurar que o usuário é realmente quem ele diz ser.
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