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Como escalar operações na sua empresa

by Nathalia Paz
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Escalar operações na empresa talvez seja um dos momentos mais decisivos para os empresários. Dado que a viabilidade do produto ou serviço foi comprovada, chegou o momento de expandir as operações. Mas o que isso realmente significa?

Após a maturação do negócio, em que oferta, demanda e precificação foram estabelecidos, os ganhos de produtividade passam a ser extremamente relevantes. As empresas, agora, buscam trabalhar em uma maior escala operacional, ou seja, maior produtividade sem perda da eficácia e da qualidade.

Mas de que maneira escalar as operações gera benefícios para as organizações? Além da redução dos custos desnecessários, temos como efeitos positivos a otimização dos resultados e do tempo e a geração de vantagens competitivas.

Pensando nisso, listamos alguns passos essenciais para que você possa escalar as operações da sua empresa. Continue a leitura e acompanhe.

Quando escalar?

Antes de qualquer ação, é necessário verificar se seu negócio está pronto para crescer. Imagine que sua empresa tenha acabado de assinar um contrato com um novo cliente. Houve um aumento na receita, mas não há recursos suficientes disponíveis para atendê-lo. Assim, faz-se necessária a contratação de novos colaboradores.

Nesse caso, o crescimento da empresa não está sendo dimensionado — há um aumento da receita, mas, na mesma proporção, as despesas também crescem. Se cada venda realizada exigir a mesma quantidade de tempo e esforço que a venda anterior, seu modelo de negócio não é escalável.

O negócio passa a ser escalável quando consegue lidar com uma quantidade maior de trabalho, mantendo ou aumentando sua eficiência. Dada essa condição, vamos aos 5 principais passos para que sua empresa possa expandir suas operações.

Como escalar operações?

Avaliar e planejar

Olhe para a sua empresa e veja se ela está pronta para crescer. Você não pode saber o que fazer de diferente a menos que faça um balanço da atual situação.

O melhor planejamento começa com uma previsão detalhada do crescimento das vendas, dividida pelo número de novos clientes, pedidos e receita que você deseja gerar. Quanto mais específico você for, mais realista será seu plano de aquisição de vendas.

Em seguida, faça uma previsão de despesas semelhante com base na adição de tecnologia, pessoas, infraestrutura e sistemas para lidar com o crescimento de demandas. Veja cada item do seu Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE) atual para ver como ele pode ser afetado.

As despesas vão subir — você tem que prever onde e como. Portanto, tente pensar em tudo. Será preciso pesquisar com afinco para chegar a estimativas de custos adequadas, mas isso fará com que seu planejamento seja mais assertivo.

Encontre o dinheiro

Seu plano de crescimento pode exigir a contratação de funcionários, a implementação de novas tecnologias, a adição de equipamentos e a instalação e criação de sistemas de relatórios para medir e gerenciar os resultados. Como você vai encontrar o dinheiro para investir em crescimento? Esse ponto não pode ficar de fora dos seus planos para escalar operações.

Garanta as vendas

Seu negócio não consegue escalar se você não tiver a estrutura para gerar mais vendas e dar conta do respectivo aumento da demanda comercial. Olhe para a sua empresa e verifique se você tem:

  • sistemas de marketing para rastrear e gerenciar leads;
  • número suficiente de representantes comerciais para acompanhar e fechar leads;
  • sistema eficaz para gerenciar pedidos de vendas.

Invista em tecnologia e em automação

A tecnologia torna mais fácil e menos dispendioso dimensionar um negócio. Ao investir em tecnologia, você pode obter enormes economias de escala e conquistar mais produtividade com menos trabalho.

A automação ajuda você a administrar seu negócio com menor custo e mais eficiência, minimizando o back office, os riscos e as chances de erros. Ao planejar-se para escalar operações, avalie novos produtos e soluções disponíveis no mercado que economizam tempo e dinheiro, além de acomodar volumes muito maiores em todas as partes do seu negócio.

Além dos benefícios para escalar o negócio e para as finanças, a automação permite que você conte com empresas fornecedoras altamente especializadas em determinada demanda das suas operações, que utilizam tecnologias mais avançadas e inovadoras para entregar os melhores resultados para sua empresa. Isso reforça ainda mais a escalabilidade.

Organize as equipes

Por último, mas certamente não menos importante, destacamos as pessoas necessárias para realizar o trabalho. A tecnologia pode automatizar diversas demandas, mas você ainda vai precisar de pessoas para a gestão, as vendas, o suporte, o atendimento etc. Avalie se você:

  • tem pessoal suficiente para o atendimento ao cliente;
  • está capacitado para dar conta da fabricação, estoque e entrega de produtos ou serviços;
  • consegue encontrar ajuda qualificada rapidamente;
  • está pronto para garantir a melhor gestão possível. 

As características e a natureza da sua empresa também são determinantes no processo de escalar operações. Entretanto, esses cinco fatores principais são uma ótima forma de dar início a um planejamento estratégico para que seu negócio cresça com sucesso e eficácia.

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