A etapa de análise de documentos dos clientes é realizada durante o onboarding, no momento do cadastro, como um procedimento de gerenciamento de riscos para identificar a pessoa ou empresa com quem a organização está se relacionando.
Como a análise de documentos dos clientes é uma parte essencial na construção de um relacionamento de confiança entre a empresa e cliente, o processo precisa ser realizado com cautela.
Operações que contam com um fluxo de entrada de clientes alto, necessitam de um processo de análise de documentos dos clientes realizado de forma rápida, assertiva, mantendo a boa experiência do cliente e a segurança da empresa.
Entretanto, para atender todos esses requisitos de acordo com a forma como é realizada a análise de documentos, abrem-se brechas para que erros aconteçam. Continue a leitura deste artigo para saber como reduzir erros na análise de documentos dos clientes no onboarding!
O que você vai conferir:
O que é análise de documentos dos clientes?
A análise de documentos dos clientes consiste na etapa do processo de cadastro em que a empresa identifica o documento, verifica por meio de buscas e consultas se as informações do documento estão corretas, se o documento é verídico, ou se há indícios de quem foi alterado e falsificado.
Esse processo exige uma análise minuciosa do documento que, dependendo das ferramentas e técnicas utilizadas, pode ser longo e permitir com que erros como falsos positivos e falsos negativos aconteçam.
Falsos positivos são documentos que passaram pelo processo de análise, foram aprovados, mas contém algum tipo de inconsistência, alteração ou informação inconsistente. Já os falsos negativos, são documentos que no processo de análise foram apontados como falsos ou inconsistentes, mas que consistem em documentos verídicos.
Tipos de documentos mais solicitados por empresas
Durante o processo de onboarding e cadastro de clientes, as empresas geralmente solicitam uma série de documentos para verificar a identidade e a veracidade das informações fornecidas pelos clientes.
- Carteira de Identidade ou RG (Registro Geral): é um dos documentos mais comuns solicitado pelas empresas para verificar a identidade dos clientes. Por ser um registro de identificação civil, contém informações importantes, utilizados para verificar se os dados fornecidos pelo cliente são verdadeiros;
- CPF (Cadastro de Pessoa Física): além de verificar a identidade, o CPF permite que se verifique qual e a situação fiscal do cliente. As empresas podem usar essas informações para analisar se o cliente tem uma situação fiscal regularizada e se está apto a realizar determinadas transações;
- Comprovante de endereço: costuma ser solicitado para verificar se o endereço fornecido pelo cliente é verdadeiro e para confirmar a localização do cliente para fins de envio de produtos ou serviços.
Além desses documentos, as empresas também podem solicitar outros tipos de informações, dependendo do tipo de serviço ou produto oferecido.
Em casos de abertura de contas, solicitações de empréstimos ou créditos, as instituições financeiras podem solicitar comprovantes de renda ou de emprego para avaliar a capacidade de pagamento do cliente.
Por que realizar a análise durante o onboarding?
É muito comum que o processo de análise de documentos dos clientes seja realizado durante o primeiro contato do cliente com a empresa. Isso acontece para que, primeiro, a empresa identifique com quem está fazendo negócios e avalie os riscos em estabelecer o relacionamento comercial.
Caso contrário, a organização fica sujeita a golpistas e fraudadores que podem causar grandes prejuízos financeiros e até mesmo morais a empresa. Por exemplo, imagine que um fraudador consiga evoluir no processo de onboarding de uma instituição financeira e use sua conta para lavar dinheiro. Além de enormes prejuízos financeiros, a instituição estará sujeita a uma série de multas e penalidades.
Portanto, ao realizar uma análise de documentos dos clientes durante o onboarding a empresa está tornando o seu processo mais seguro, como uma etapa de gerenciamento de riscos na instituição, e além disso, quando realizada de forma rápida e assertiva, otimiza a experiência do cliente que pode avançar no processo de forma rápida.
Além disso, existem dados dos clientes que, dependendo do segmento de mercado da organização, precisam ser verificados obrigatoriamente pelas empresas. A exemplo, também, de instituições financeiras que para atender as normas de Anti-Money Laundering, realizam procedimentos de Know Your Customer.
Leia também: O que é Anti-Money Laundering (AML)?
Como a tecnologia ajuda a reduzir erros durante a análise de documentos dos clientes?
Imagine um cenário em que para cada documento enviado, o cliente ou uma equipe de backoffice, precise digitar cada número e cada dado, para que a empresa receba e faça a checagem em um banco de dados verificando se as informações estão condizentes. Parece um trabalho cansativo e que requer muita atenção, certo?
A tecnologia é uma grande aliada do processo de onboarding, com soluções que otimizam e automatizam uma série de atividades e etapas no processo, auxiliando a reduzir possíveis erros durante a análise de documentos dos clientes e os possíveis prejuízos.
OCR
Antes da análise de documentos, para o envio e identificação do tipo do documento, soluções como a do OCR ajudam a automatizar o processo de onboarding, diminuindo a quantidade de etapas, eliminando a necessidade de digitar manualmente as informações.
O OCR é uma solução que realiza a extração automática dos campos de dados de um documento e identifica o tipo do documento, por exemplo, RG, CPF e entre outros. Assim, utilizando a tecnologia é possível automatizar equipes de backoffice que realizam a extração manual de cada cadastro, evitando também erros que poderiam passar despercebidos em processos manuais.
Background Check
Como uma parte do processo de análise de documentos dos clientes, que consiste na verificação das informações desses documentos, se são verídicas ou não, as empresas realizam a busca e a consulta em fontes públicas, ou privadas, para obter essas informações.
O Background Check da idwall é uma solução que auxilia na verificação e validação da identidade de seus clientes, colaboradores e parceiros ao realizar essas consultas de forma automatizada em mais de 250 fontes.
Documentoscopia
A Documentoscopia é um serviço oferecido pela idwall, essencial para análise de documentos dos clientes, em que especialistas forenses examinam detalhadamente um documento para determinar a veracidade, ou a falsidade, do mesmo no processo de análise.
Utilizando técnicas forenses, a análise realizada permite com que a empresa identifique se os documentos enviados por determinado cliente são verídicos, e verificam se os mesmos sofreram alguma alteração após prontos ou até mesmo se foram forjados.
Neste tipo de análise, para fazer um diagnóstico, são consideradas: qualidade da foto digitalizada do documento, formatação dos textos e informações do documento, indícios de alteração de dados ou sobreposição de fotos, verificação da coerência das informações, relacionando os dados como a idade da pessoa e entre outros.
Leia também: Por que automatizar a análise de documentos?
Como a Documentoscopia da idwall auxilia na análise de documentos dos clientes?
Para determinar a veracidade do documento e prevenir a sua operação de documentos falsificados, a idwall conta com um time de especialistas em prevenção a fraude que segue rigorosos critérios de perícia e investigação. Assim, o processo de análise ganha velocidade e diminui o trabalho manual dos times de backoffice e análise de clientes.
Além disso, como uma camada extra de segurança no processo de análise de documentos de clientes, a Documentoscopia da idwall auxilia na redução de possíveis prejuízos por aprovações de clientes fraudulentos, os falsos positivos ou falsos negativos, que poderiam acabar passando despercebidos em análises realizadas por uma inteligência artificial.
Com isso, após a análise do documento realizada pela idwall, a sua organização tem acesso ainda ao resultado da análise, que para fins de auditoria e compliance, pode ser utilizado para compreender como a fraude ocorreu e absorver este aprendizado nos negócios.
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