No mundo corporativo, há várias atividades feitas nos bastidores para garantir o bom funcionamento da empresa no dia a dia – além de assegurar a satisfação do cliente. Nessa retaguarda, está o departamento de backoffice, responsável por resolver problemas rotineiros da companhia, como análise de cadastros, organização de cobranças, emissão de notas fiscais, entre outras rotinas administrativas de qualquer negócio. Por ser um setor com diferentes ciclos, investir na automação de processos é necessário.
Várias tarefas dentro do backoffice são integradas, e por isso é fundamental automatizar os processos para que tudo funcione orquestrado. Existem diferentes ferramentas de autosserviço que permitem ganho de produtividade, melhor gestão de tempo e flexibilidade administrativa, trazendo vários benefícios às atividades relacionadas a backoffice.
Quer saber sobre os benefícios na automação de processos em backoffice? Então continue a leitura a seguir!
O que é a automação de processos em backoffice?
A automação de processos backoffice consiste na utilização de tecnologias para automatizar tarefas e atividades que ocorrem nos bastidores de uma empresa.
Trata-se de uma estratégia para aperfeiçoar a eficiência e a produtividade dos processos internos, reduzir erros e custos, além de permitir a tomada de decisões mais assertivas e ágeis.
Na prática, a automação de processos backoffice pode abranger diversas áreas e atividades, como a gestão de estoque, emissão de notas fiscais, controle de pagamentos e faturamento, entre outras. Esses processos costumam ser repetitivos e envolver grande volume de dados, o que pode torná-los suscetíveis a erros e atrasos.
Por meio da utilização de tecnologias avançadas, é possível automatizar atividades repetitivas e de baixo valor agregado, permitindo que os colaboradores se dediquem a tarefas mais estratégicas e que agreguem mais valor para o negócio.
Além disso, a automação também contribui para o aumento da precisão e da confiabilidade dos dados, o que é essencial para a tomada de decisões em um ambiente de negócios cada vez mais competitivo.
A importância do backoffice nas empresas
Ao estabelecer rotinas e padronizá-las, é mais fácil reconhecer quando qualquer etapa sai fora do esperado. Porém, quando falamos em processos administrativos, é importante lembrar que um erro isolado pode acarretar em uma bola de neve, e assim impactando todas as outras etapas do ciclo.
Por isso, apostar na automação de processos no backoffice é um caminho para reduzir erros – já que tarefas, até então, manuais, tornam-se automatizadas – e trabalhar diretamente na melhoria dos produtos e serviços, oferecendo uma gestão escalável que atenda todas as necessidades operacionais da empresa.
A automação de processos dentro do backoffice é fundamental para construir um bom relacionamento entre empresa e consumidor. Separamos 6 benefícios que as empresas ganham quando apostam na automação de processos dentro do backoffice. Confira abaixo!
4 benefícios da automação de processos em backoffice
Como falamos anteriormente, além de ajudar na otimização de processos do dia a dia, automatizar os processos de backoffice é garantir a integração de todos os setores da empresa e, consequentemente, garantir o bom funcionamento do negócio.
Há uma série de vantagens que a empresa obtém na automação de processos no backoffice. Selecionamos os seis principais, confira:
Redução de custos
Todas as tarefas realizadas dentro do backoffice geram gastos – direta ou indiretamente – seja pelo uso de mão de obra qualificada ou pelo próprio uso de recursos. Ao automatizar essas tarefas, diminuí-se consideravelmente as despesas, e, com os trabalhos manuais diminuídos, é muito mais fácil instaurar um processo seguro e mapeado com menos erros e desperdícios.
Assim, os colaboradores podem se dedicar a outros processos que exigem maior poder de decisão e de estratégia – além de dispensar o investimento em treinamentos.
Menos burocracia
Atividades rotineiras do setor administrativo, como gestão de documentos, emissão de notas fiscais, formulários de pedidos e protocolos de atendimento, por exemplo, demandam atenção e cuidado extra, já que muitas delas possuem valor jurídico e exigem uma verificação confiável – gerando a demora no processamento.
Com a automação de processos, atividades burocráticas tornam-se mais simples. Por exemplo: o envio de documentos é realizado sem interferências e conforme as políticas da organização e as regras da legislação. Outro ponto importante é a redução de papel, que evita a duplicação de informações e o acúmulo de papéis no ambiente corporativo — o que também reduz custos.
Indicadores e análises mais ricas
A ferramenta de automação dos processos centraliza todas as tarefas em uma só plataforma, garantindo que todos os setores consigam ter pleno acesso aos projetos da empresa.
Empresas que geram uma grande quantidade de dados, devem registrá-los e organizá-los para que análises possam ser feitas a fim de compreender os resultados obtidos e verificar os pontos que precisam de melhorias e maiores investimentos.
Metodologias automatizadas garantem, também, a segurança e integridade dos dados, uma vez que eles estarão disponíveis apenas aos colaboradores e gestores autorizados.
Ganho na produtividade
A automação dos processos no backoffice oferece maior produtividade e mais flexibilidade na administração e gestão da empresa. A partir de diferentes soluções, a companhia ganha eficiência – impactando diretamente na produtividade.
Os sistemas de automação permitem entregar aos usuários e gestores exatamente o que foi planejado e no tempo certo. Com isso, a empresa realiza mais tarefas em um curto espaço de tempo e, consequentemente, com menos custos e processos ágeis – além de permitir que gestores implantem melhores estratégias ao negócio.
Quais segmentos podem apostar na automação de processos em backoffice?
Qualquer tarefa repetitiva de alto volume que inclua entrada de dados, classificação de documentos, verificação ou aprovação de dados pode ser automatizada, mas destacamos duas atividades em que é válido a automação de processos.
Campanhas de fidelidade e cashback
Diferentes campanhas de fidelidade e de cashback solicitam o envio de comprovante de compra (fatura ou recibo) em troca de parte do valor gasto ou alguma outra recompensa. Mas como é feita a análise do comprovante de compra para saber se é válido, se o usuário cadastrado é o mesmo que realizou a compra, se enquadra no intervalo de datas da campanha ou se os produtos necessários foram comprados?
Por isso, para sanar todas essas dúvidas, a automação de processos no backoffice é a melhor escolha. Ao invés da análise humana – que pode ter diferentes erros – a empresa pode contar com um OCR, que extrai todos os dados necessários para análise, ajudando na administração do tempo e na assertividade no processo de verificação de documentos.
Prestadoras de serviços
Empresas do segmento de locação, telecomunicações, bancos e seguros precisam verificar a identidade de seus clientes. Esse processo faz parte dos regulamentos de KYC (Know Your Customer).
Antigamente, esse processo era mais burocrático, já que o cliente tinha que apresentar seu documento de identidade e preencher diferentes formulários. A partir disso, um funcionário da empresa verificava se todas essas informações eram verídicas e as inseria no sistema.
Na área financeira, por exemplo, a automação pode ser utilizada para a gestão de contas a pagar e a receber, emissão de notas fiscais, controle de fluxo de caixa, entre outros. Esses processos costumam ser repetitivos e demandam grande volume de dados, o que pode torná-los suscetíveis a erros e atrasos.
Atualmente, as empresas podem agilizar esse processo por meio de uma solução de SDK (Software Development Kit), que, a partir de ou kit um conjunto de produtos ou funcionalidades disponibilizadas para serem integradas a produtos ou aplicações já existentes, agiliza o cadastro e análise dos documentos, além de outros benefícios que garantem menos fraudes.
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