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Validação de documentos: o que é e como fazer?

by Fabiana Lima
Validação de documentos_ o que é e como fazer

A validação de documentos é um processo de segurança que confirma as informações fornecidas pelo cliente ou usuário do serviço. Por meio de uma série de procedimentos, manuais ou automatizados, a empresa captura as informações dos documentos e faz uma verificação junto a instituições públicas e privadas.

Nesse processo, os dados informados são confrontados com os dados disponíveis nas fontes de informação para validá-los. Dessa forma, a empresa consegue avaliar quais são os riscos que aquele cliente ou usuário pode oferecer para o seu negócio. Entenda mais sobre a validação de documentos neste artigo.

O que é validação de documentos?

Validação de documentos é uma estratégia que permite às empresas verificarem e confirmarem as informações obtidas de seus clientes ou usuários. O processo é utilizado para aumentar a segurança entre as relações comerciais e evitar que as empresas sejam vítimas de fraude de identidade, entre outros tipos de crimes. 

Por meio da validação de documentos, as empresas também conseguem verificar irregularidades na documentação apresentada pelo cliente. Isso porque, em muitos casos, os dados informados podem ser verdadeiros e pertencer àquela pessoa, mas apresentar algumas irregularidades, como por exemplo o bloqueio de CPF.

A partir dos relatórios obtidos no processo de validação de documentos , a empresa tem informações relevantes para tomar decisões mais estratégicas, caso encontre algum conflito de dados ou que não esteja de acordo com normas e regulamentações específicas. 

Como a validação é feita?

A validação de documentos pode ser feita de duas formas: manual ou automatizada. 

No processo manual, é preciso levantar todas as informações da pessoa e armazená-las em algum local, como um cadastro. Com os dados informados, um ou mais profissionais começam a fazer a pesquisa de validação. 

Nesses casos, é possível ter um processo mais automatizado, utilizando sistemas que consultam diversas fontes, mas a captura das informações é manual. Ou ainda, é possível fazer um processo totalmente manual, consultando fonte por fonte.

Esse tipo de processo causa dois problemas. O primeiro é a demora na análise e entrega dos resultados. Dependendo do volume de consultas que a empresa faz diariamente, ter agilidade nesse tipo de atividade é humanamente impossível.

O segundo problema é a chance de erro. Por ser um processo manual, os erros na consulta se tornam frequentes e não é possível ter uma boa acurácia dos resultados. A rotina acaba se tornando pouco eficiente, pois as consultas terão que ser conferidas e validadas mais de uma vez e por profissionais diferentes.

No processo automatizado, a empresa utiliza um recurso de captura de informações. A tecnologia lê os dados a partir das fotos dos documentos e faz a captura. Em seguida, faz uma varredura em todas as fontes de consultas utilizadas. Poucos segundos depois retorna com as informações da validação.

O procedimento é muito mais rápido, fácil e seguro, pois utiliza uma série de recursos para consultar as informações rapidamente. 

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