A validação de documentos é um processo de segurança que confirma as informações disponibilizadas pelo cliente ou usuário do serviço, por funcionários ou até mesmo por fornecedores e parceiros externos.
Por meio de uma série de procedimentos, manuais ou automatizados, a empresa atua em três frentes para realizar a validação de documentos:
- Captura as informações contidas nos documentos e faz a tipificação dos mesmos, por exemplo, RG, CNH, passaporte e outros;
- Faz uma verificação de informações cadastrais dos usuários junto a instituições públicas e privadas e analisa a regularidade do documento;
- Valida a legitimidade e autenticidade do documento, evitando falsificações e adulterações.
Nesse processo, os dados extraídos dos documentos são confrontados com os dados disponíveis nas fontes de informação para validá-los. Dessa forma, a empresa consegue avaliar quais são os riscos que aquele cliente ou usuário pode oferecer para o seu negócio e, então, decidir se aprova ou reprova a entrada dele em seu site, plataforma ou serviço.
A seguir, entenda mais sobre a validação de documentos neste artigo.
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O que você vai conferir:
O que é a validação de documentos?
Validação de documentos é uma estratégia que permite às empresas verificarem e confirmarem as informações obtidas de seus clientes ou usuários. O processo é utilizado para aumentar a segurança entre as relações comerciais e evitar que as empresas sejam vítimas de fraude de identidade, entre outros tipos de crimes.
Por meio da validação de documentos, as empresas também conseguem verificar irregularidades na documentação apresentada pelo cliente. Isso porque, em muitos casos, os dados informados podem ser verdadeiros e pertencer àquela pessoa, mas apresentar algumas irregularidades, como por exemplo, o bloqueio de CPF.
A partir dos relatórios obtidos no processo de validação de documentos, a empresa tem informações relevantes para tomar decisões mais estratégicas, caso encontre algum conflito de dados ou que não esteja de acordo com normas e regulamentações específicas.
Por que validar documentos?
O Brasil sofreu mais de 3,6 milhões de tentativas de fraude de identidade de janeiro até novembro de 2022, segundo estudo da Serasa.
As principais fraudes identificadas foram a utilização de documentos falsos ou roubados para obtenção de crédito em instituições financeiras ou realização de compras em e-commerces e marketplaces.
Além disso, de acordo com pesquisa do Ranking de Onboarding Digital 2022, da idwall, mais de 30% dos brasileiros entrevistados afirmaram ter sofrido golpes digitais, vazamento de dados, fraude ou clonagem do cartão nos últimos 12 meses. Todos esses crimes expõem as empresas a riscos de fraudes e, como consequência, a prejuízos.
Vale lembrar que o setor privado do Brasil perde cerca de US$ 6 bilhões ao ano por fraudes de identidade, conforme o levantamento realizado pela idwall em parceria com a Incognia.
Todos esses dados reforçam a importância da validação de documentos como uma medida preventiva para prevenir fraudes e perdas financeiras. É fundamental que as empresas adotem procedimentos seguros e eficientes de verificação de usuários para aumentar a segurança.
Neste artigo, veja só os principais tipos de fraudes usando documentos falsos e como identificar esses golpes.
Principais benefícios da validação de documentos
Acima, destacamos a importância da validação em prol da prevenção a fraudes e da maior segurança das operações, seja de bancos, varejistas, e-commerces, transportadoras, empresas de logística, mobilidade, entregas, startups, seguradoras, de telecom e outras.
Mas, além dessa vantagem, existem outros pontos positivos de realizar o processo. Vamos a eles:
- Compliance com normas e legislações que exigem a documentação de clientes e usuários, principalmente para abertura de conta. Isso porque, ao verificar a autenticidade dos documentos dos clientes, fornecedores e parceiros, as empresas garantem que estão cumprindo as normas de proteção de dados e evitando possíveis sanções legais;
- Identificação de usuários falsos, usando documentos roubados ou perdidos, ou até mesmo utilizando informações vazadas;
- Reconhecimento de usuários reais e confiáveis;
- Aumento da confiança nas operações e negociações. Afinal, se não se pode confiar em uma empresa, todos os serviços podem ser afetados e diminuídos;
- Fortalecimento das medidas de KYC (Know Your Customer, ou Conheça Seu Cliente). Isso porque as empresas podem consultar informações sobre os usuários em diversas fontes de dados, conhecendo o perfil e o risco de cada consumidor. Inclusive, é possível avaliar se é uma pessoa politicamente exposta, se existe alguma preocupação em relação à lavagem de dinheiro etc.;
- Maior proteção ao seu negócio por conta da prevenção de fraudes e mitigação de riscos.
Como funciona a validação de documentos?
A validação de documentos pode ser feita de duas formas: manual ou automatizada.
Validação manual
No processo manual, é preciso levantar todas as informações da pessoa e armazená-las em algum local, como um cadastro. Com os dados informados, um ou mais profissionais começam a fazer a pesquisa de validação.
Nesses casos, é possível ter um processo mais automatizado, utilizando sistemas que consultam diversas fontes, mas a captura das informações é manual. Ou ainda, é possível fazer um processo totalmente manual, consultando fonte por fonte.
Esse tipo de processo causa dois problemas. O primeiro é a demora na análise e entrega dos resultados. A depender do volume de consultas que a empresa faz diariamente, ter agilidade nesse tipo de atividade é humanamente impossível. Tal fato prejudica a escalabilidade da operação e o crescimento do negócio.
O segundo problema é a chance de erro. Por ser um processo manual, os erros na consulta se tornam frequentes e não é possível ter uma boa acurácia dos resultados. A rotina acaba se tornando pouco eficiente, pois as consultas terão que ser conferidas e validadas mais de uma vez e por profissionais diferentes.
Ou seja, os gastos operacionais com todo este procedimento também se crescem e impactam a empresa.
Validação automatizada
No processo automatizado, a empresa utiliza um recurso de captura de informações. A tecnologia lê os dados a partir das fotos dos documentos e faz a captura das informações. Em seguida, por meio do Background Check, é possível fazer uma varredura em todas as fontes escolhidas pelas empresas para serem consultadas.
A esse processo, soma-se uma análise técnica e especializada de documentos, usando também ferramentas tecnológicas.
Pouco tempo depois, as operações podem retornar um relatório com as informações da validação e os riscos daquele usuário.
O procedimento é muito mais ágil, fácil e seguro, pois utiliza uma série de recursos tecnológicas para pesquisar e analisar as informações rapidamente.
De tal forma, podemos identificar benefícios da automação na validação de documentos, como:
- Documentos mais acessíveis
- Maior agilidade e produtividade operacional
- Economia de tempo
- Diminuição de erros na análise de documentos
- Redução de custos
- Melhora a experiência do cliente no envio de informações, com processos sem fricções
Saiba mais:
Por que automatizar a análise de documentos?
Veja 3 indícios de quando sua empresa precisa de automação de cadastro de clientes
Tecnologias que contribuem na validação de documentos
Conforme falado acima, processos de validação de documentos automatizados são mais assertivos e seguros. Tecnologias como inteligência artificial, machine learning e OCR (Optical Character Recognition) permitem verificar a autenticidade dos documentos e identificar possíveis fraudes de maneira eficiente.
Por meio dessas tecnologias, é possível verificar inconsistências nos documentos, comparando as informações dos mesmos com dados de fontes confiáveis de modo a detectar possíveis fraudes.
Além disso, auxiliam na identificação de documentos falsos, analisando elementos que confirmam se o documento foi de fato produzido pela pessoa, órgão, empresa ou entidade a quem é atribuído, ou se sofreu alterações, entre outros.
Confira as 3 principais tecnologias para otimizar esse processo de validação:
OCR
O OCR é uma tecnologia que, por meio de algoritmos, identifica e reconhece os caracteres em documentos, permitindo que informações sejam extraídas e digitalizadas de forma automatizada.
Assim, é possível validar informações presentes em documentos, como nome, RG, CPF, entre outros, de forma mais rápida e eficiente, reduzindo o tempo necessário em um processo de validação de documentos manual, por exemplo.
Background Check
O Background Check é uma ferramenta que auxilia na verificação e validação das informações dos seus clientes, colaboradores e parceiros ao realizar consultas de forma automatizada em inúmeras fontes.
Assim, de acordo com as regras e riscos de cada negócio, é possível escolher quais fontes de dados as empresas desejam pesquisar, como por exemplo, processos judiciais, antecedentes criminais, multas no Detran, presença em listas restritivas etc.
Documentoscopia
A Documentoscopia é essencial para análise de documentos dos clientes, em que especialistas forenses, usando técnicas e tecnologias, examinam detalhadamente um documento para determinar a veracidade, ou a falsidade, do mesmo no processo de análise.
Conheça a plataforma da idwall
Em 2022, a idwall identificou mais de 120 mil fraudes ou suspeitas de irregularidades no cadastro de usuário por mês.
A plataforma idwall de validação de identidade, gestão de riscos e onboarding digital conta com ferramentas que oferecem a verificação de documentos de forma completa.
Dessa maneira, você verifica os documentos de forma rápida, integrada e segura a partir de tecnologias, como OCR, Background Check e Documentoscopia.
Para se ter uma ideia dos benefícios dessas tecnologias, veja os resultados alcançados:
- Processos ágeis: 4,5x vezes mais rápidos usando o nosso OCR
- Economize dinheiro: reduza 30% de custos operacionais com nosso OCR
- Nossa documentoscopia possui uma acurácia de 98%
- 1 a cada 10 documentos enviados para a nossa Documentoscopia foi invalidado por apresentar inconsistências que indicavam suspeitas de fraude
- Nosso Background Check possui mais de 250 fontes de dados para consulta de informações
Além dessas ferramentas, para acrescentar uma camada extra de segurança e mitigar ainda mais o risco de fraudes de identidade no seu negócio, você pode contar com ferramentas de verificações biométrica presentes na plataforma idwall.
Veja também: Por que utilizar a idwall como ferramenta de validação de clientes?
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