A validação de documentos é um processo de segurança que confirma as informações fornecidas pelo cliente ou usuário do serviço. Por meio de uma série de procedimentos, manuais ou automatizados, a empresa captura as informações dos documentos e faz uma verificação junto a instituições públicas e privadas.
Nesse processo, os dados informados são confrontados com os dados disponíveis nas fontes de informação para validá-los. Dessa forma, a empresa consegue avaliar quais são os riscos que aquele cliente ou usuário pode oferecer para o seu negócio. Entenda mais sobre a validação de documentos neste artigo.
O que você vai conferir:
O que é validação de documentos?
Validação de documentos é uma estratégia que permite às empresas verificarem e confirmarem as informações obtidas de seus clientes ou usuários. O processo é utilizado para aumentar a segurança entre as relações comerciais e evitar que as empresas sejam vítimas de fraude de identidade, entre outros tipos de crimes.
Por meio da validação de documentos, as empresas também conseguem verificar irregularidades na documentação apresentada pelo cliente. Isso porque, em muitos casos, os dados informados podem ser verdadeiros e pertencer àquela pessoa, mas apresentar algumas irregularidades, como por exemplo o bloqueio de CPF.
A partir dos relatórios obtidos no processo de validação de documentos , a empresa tem informações relevantes para tomar decisões mais estratégicas, caso encontre algum conflito de dados ou que não esteja de acordo com normas e regulamentações específicas.
Como a validação é feita?
A validação de documentos pode ser feita de duas formas: manual ou automatizada.
No processo manual, é preciso levantar todas as informações da pessoa e armazená-las em algum local, como um cadastro. Com os dados informados, um ou mais profissionais começam a fazer a pesquisa de validação.
Nesses casos, é possível ter um processo mais automatizado, utilizando sistemas que consultam diversas fontes, mas a captura das informações é manual. Ou ainda, é possível fazer um processo totalmente manual, consultando fonte por fonte.
Esse tipo de processo causa dois problemas. O primeiro é a demora na análise e entrega dos resultados. Dependendo do volume de consultas que a empresa faz diariamente, ter agilidade nesse tipo de atividade é humanamente impossível.
O segundo problema é a chance de erro. Por ser um processo manual, os erros na consulta se tornam frequentes e não é possível ter uma boa acurácia dos resultados. A rotina acaba se tornando pouco eficiente, pois as consultas terão que ser conferidas e validadas mais de uma vez e por profissionais diferentes.
No processo automatizado, a empresa utiliza um recurso de captura de informações. A tecnologia lê os dados a partir das fotos dos documentos e faz a captura. Em seguida, faz uma varredura em todas as fontes de consultas utilizadas. Poucos segundos depois retorna com as informações da validação.
O procedimento é muito mais rápido, fácil e seguro, pois utiliza uma série de recursos para consultar as informações rapidamente.
Por que validar documentos?
Em 2020, de acordo com um estudo realizado pela Serasa Experian, as fraudes causaram prejuízos de cerca de R$ 1,8 bilhão para as empresas.
As principais fraudes identificadas foram a utilização de documentos falsos ou roubados para obtenção de crédito em instituições financeiras ou realização de compras em e-commerces e marketplaces.
Esses dados reforçam a importância da validação de documentos como uma medida preventiva para evitar fraudes e prejuízos financeiros. É fundamental que as empresas adotem procedimentos de validação de documentos seguros e eficientes para maior segurança.
Além disso, a validação de documentos também ajuda a manter a conformidade com as leis e regulamentações, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil. Isso porque, ao verificar a autenticidade dos documentos dos clientes, fornecedores e parceiros, as empresas garantem que estão cumprindo as normas de proteção de dados e evitando possíveis sanções legais.
Tecnologias que contribuem na validação de documentos
Conforme falado acima, processos de validação de documentos automatizados são mais assertivos e seguros. Tecnologias como inteligência artificial, machine learning e OCR (Optical Character Recognition) permitem verificar a autenticidade dos documentos e identificar possíveis fraudes de maneira eficiente.
Por meio dessas tecnologias é possível identificar inconsistências nos documentos, comparando as informações dos mesmos com dados de fontes confiáveis de modo a detectar possíveis fraudes.
Além disso, auxiliam na identificação de documentos falsos, analisando elementos que confirmam se o documento foi de fato produzido pela pessoa, órgão, empresa ou entidade a quem é atribuído, se sofreu alterações, entre outros.
O OCR é uma tecnologia que, por meio de algoritmos, identifica e reconhece os caracteres em documentos, permitindo que informações sejam extraídas e digitalizadas de forma automatizada.
Assim, é possível validar informações presentes em documentos, como nome, RG, CPF, entre outros, de forma mais rápida e eficiente, reduzindo o tempo necessário em um processo de validação de documentos manual, por exemplo.
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